Collaborer avec de nouvelles personnes n’est pas toujours évident, surtout pour un nouveau salarié qui vient d’arriver dans une nouvelle entreprise. Faciliter l’intégration des collaborateurs devient alors un vrai défi pour les responsables et managers. En effet, il faut s’adapter aux différents profils et adopter des mesures efficaces pour qu’ils puissent vraiment s’intégrer et être opérationnels dans les meilleurs délais. Quels sont les enjeux liés à une intégration réussie d’un nouveau collaborateur ? Comment s’y prendre pour mettre en place un parcours d’intégration efficace ? L’équipe d’EVANEO répond à toutes vos questions !
Comment soigner l’arrivée de vos collaborateurs grâce au parcours d’intégration ?
Qu’est-ce qu’un parcours d’intégration ?
Le parcours d’intégration ou « onboarding » est la dernière étape du processus de recrutement au sein d’une entreprise et elle est très importante. Il s’agit de l’ensemble des mesures prises par cette dernière pour accueillir un nouvel arrivant, l’intégrer dans l’équipe et le professionnaliser.
Une telle démarche a pour objectif de permettre au nouveau collaborateur de prendre connaissance de :
- son environnement de travail ;
- la culture de l’entreprise et de son personnel ;
- son poste et les missions qui lui sont confiées ;
- ses futures relations de travail.
L’onboarding va ainsi permettre à la nouvelle recrue de réussir sa prise de poste et de ne pas se poser trop de questions.
Le parcours d’intégration et ses enjeux majeurs
L’intégration d’un nouveau collaborateur présente un réel enjeu pour différents acteurs au sein de l’entreprise.
- Le collaborateur d’abord : l’onboarding lui permet de trouver facilement des points de repère sur son nouveau lieu de travail, de bénéficier d’un accompagnement de qualité dans la découverte de son nouvel environnement professionnel, de se constituer un réseau relationnel afin de faciliter sa progression et de renforcer son sentiment d’appartenance à ce nouveau collectif ;
- Le supérieur hiérarchique : mettre en place un parcours d’intégration permet au responsable d’accélérer l’intégration de la nouvelle recrue dans l’équipe et l’entreprise. Cela l’aide aussi à sécuriser le salarié et à cerner ses potentialités. Il s’agit également d’un dispositif permettant au supérieur hiérarchique d’éviter toute incompréhension entre le collectif et le nouvel arrivant ;
- Le collectif de travail : le processus d’intégration est une opportunité pour les collègues déjà en poste de mettre en place des conditions favorables pour accélérer l’opérationnalité de la nouvelle recrue. C’est aussi l’occasion de lui manifester l’intérêt qu’il représente pour l’équipe ;
- L’entreprise dans son ensemble : grâce à l’onboarding réussi, la structure peut facilement renforcer les compétences collectives. Ce dispositif lui permet aussi de diffuser une image positive de son organisation.
Organiser le parcours d’intégration avec une trame temporelle
Compte tenu de l’énorme enjeu lié à la réussite de l’intégration d’un nouveau collaborateur au sein d’une structure, il faut que celle-ci soit bien organisée. A cet effet, la mise en place d’un calendrier est primordiale. Il vous permet de faire régulièrement le point avec lui et d’apprécier l’efficacité de chaque phase et chaque mesure d’intégration prise. Au fur et à mesure, vous adaptez ce calendrier et le processus pour qu’ils soient tous les deux efficaces pour les futurs recrutements.
L’onboarding au cours du processus du recrutement
Votre travail commence dès le recrutement. En effet, vous devez inspirer confiance et crédibilité durant les entretiens d’embauche afin de motiver le candidat à intégrer votre société. Aussi, une fois qu’il a accepté le poste et avant sa prise de poste, faites en sorte de contacter le nouveau collaborateur afin de mieux préparer son arrivée. Vous vérifiez avec lui les conditions de son premier jour de travail (heure d’arrivée, petit déjeuner, repas d’équipe…). En parallèle, vous finalisez la préparation de son espace de travail et réglez tous les détails administratifs.
La première semaine au sein de l’entreprise
Les premiers jours au sein de la structure sont décisifs pour votre collaborateur. Ils sont d’ailleurs les plus mouvementés car marqués par les nouvelles rencontres, l’acquisition de beaucoup d’informations, la mise en place de repères et l’envie de donner le meilleur de soi pour impressionner et satisfaire le manager.
À ce moment, votre mission de manager consiste à accueillir le salarié avec les membres du service qu’il intègre. C’est également l’occasion de faire les présentations et de lui donner tous les documents d’accueil dont il a besoin. Faites ensuite le tour de l’entreprise avec lui et montrez-lui les sanitaires, la salle de pause, le réfectoire et les issues de secours. Bref, il doit se sentir comme chez lui et ne pas avoir peur de poser des questions.
Astuce bonus : préparez son poste de travail avec des « goodies » qui lui seront utiles tous les jours : tasse, crayon, cahier, calendrier, post-it, ordinateur paramétré…
L’intégration pendant la période d’essai
Au début de chaque contrat de travail, votre nouvelle recrue doit passer ce que l’on appelle « la période d’essai ». Sa durée varie en fonction de la typologie du contrat de travail et du statut du salarié. Durant ces quelques semaines ou mois, ne perdez pas de vue votre nouveau collaborateur. Faites en sorte d’être toujours disponible et laissez-le venir à vous en cas de problème. A la fin de cette période, organisez un entretien individuel pour dresser un bilan de la collaboration et partager vos impressions respectives. Bien évidemment, n’attendez pas ce moment pour signaler des problèmes ou, au contraire, votre satisfaction !
Après un an d’intégration
Déjà un an que vous avez cette nouvelle personne dans votre équipe. Le temps est passé vite ? C’est plutôt bon signe ! Pour autant, il est important de prendre le temps de faire le point avec votre collaborateur. C’est l’occasion de reconnaître ses progrès et de mettre l’accent sur les points de vigilance et les projets à venir. Sachez que le fait de mettre en avant ses apports positifs à l’entreprise incite le salarié à s’impliquer davantage dans les projets qui lui sont confiés.
Définir les éléments à prioriser durant la période d’intégration
Avant même le démarrage du parcours d’intégration, il est judicieux d’identifier les points essentiels à aborder durant celle-ci. Sachez alors que les nouveaux collaborateurs apprécient particulièrement les quatre éléments suivants :
- La formation au poste ;
- L’installation physique et administrative dans la société ;
- La découverte de la culture d’entreprise ;
- L’attribution d’un parrain ou d’un référent qui lui est exclusif.
En ce qui concerne la prise de poste, assurez-vous de mettre à la disposition de votre nouvelle recrue tout l’équipement dont elle aura besoin pour assurer ses fonctions. Veillez également à lui prévoir une formation complète, notamment pour qu’elle acquière le vocabulaire de votre secteur d’activité et les spécificités et codes propres à votre entreprise. Il est également important de clairement définir ses responsabilités à l’échelle de l’équipe.
Du côté de sa relation avec ses autres collaborateurs, votre principale mission consiste à développer la cohésion d’équipe. Pour ce faire, vous devez donner le temps nécessaire à votre équipe pour faire connaissance. N’hésitez pas non plus à célébrer l’arrivée de la nouvelle recrue en organisant un petit-déjeuner, un déjeuner voire un afterwork entre collègues !
Le parrainage, une tendance à suivre pour fidéliser les collaborateurs ?
L’attribution d’un parrain ou d’un référent constitue également une des clés de la réussite de l’intégration de votre nouveau collaborateur au sein de votre entreprise. Le parrain, qui n’est pas le manager, a pour mission de le guider dans sa découverte de la société et dans sa prise de poste. Il peut aussi être en mesure de répondre à toutes ses questions et l’aiguiller en cas de besoin. C’est un repère important qui participe fortement à l’engagement des nouveaux et à leur fidélisation.
EVANEO vous accompagne dans la mise en place de votre parcours d’intégration
Vous ne savez pas comment vous y prendre pour réussir l’intégration de vos collaborateurs ? Vous avez conscience qu’il s’agit d’un aspect très important pour fidéliser vos équipes ? Faites appel à un organisme de formation comme EVANEO pour organiser toutes les étapes de votre parcours d’intégration. Ensemble, nous établissons les grandes étapes à respecter pour que chaque nouvelle recrue soit intégrée de la meilleure des façons dans votre entreprise. Contactez-nous sans plus attendre !