Que vous soyez responsable RH, dirigeant d’entreprise ou manager dans une petite ou dans une grande entreprise, vous devez d’une part vous assurer que vos salariés possèdent les compétences nécessaires pour occuper leurs missions, et d’autre part vous conformer à la loi et au Code du Travail. Ce dernier prévoit une obligation de l’employeur d’assurer la formation de ses collaborateurs durant l’exécution du contrat de travail. Une obligation renforcée par la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel promulguée en septembre 2018, et venue réformer et élargir le champ d’application des actions de formation au sein des entreprises. La formation représente donc un investissement important pour les entreprises et un enjeu stratégique pour assurer la pérennité de ces dernières. Pour ce faire, le responsable formations doit composer avec les outils à sa disposition pour optimiser son budget formation. Dans ce contexte, comment arriver à former ses salariés à moindre coût ? Que faire pour que vos investissements formation soient optimisés, et profitent à vos salariés comme à votre entreprise ?
Mutualiser ses besoins avec d’autres entreprises du secteur pour optimiser son budget formation
La mutualisation se présente comme une solution efficace pour l’entreprise afin d’optimiser son budget formation. Elle consiste à former vos collaborateurs avec ceux d’une entreprise qui vous est proche géographiquement auprès d’un même formateur ou d’un même centre de formation. Bien évidemment, il s’agit d’une solution adaptée aux entreprises qui partagent des besoins communs en termes de formation et dont les métiers sont similaires. Cela requiert également une concordance entre les plannings et les contraintes horaires éventuelles des différentes parties prenantes. Tous les participants auront à suivre le même programme, et ils devront s’aligner sur un seul et même rythme.
Opter pour la mutualisation de la formation, c’est aussi profiter de divers avantages. Optimiser son budget formation arrive en première place lorsqu’il s’agit d’énumérer ceux-ci. En effet, quel que soit le prestataire de formation, la mutualisation permet à plusieurs entreprises de diviser l’investissement lié à la formation. En second lieu, la mutualisation permet d’atteindre un certain taux de remplissage, ce qui est idéal pour une TPE qui a besoin de former quelques-uns de ses salariés. En effet, les centres de formation imposent bien souvent un seuil minimal de participants leur permettant d’ouvrir une session qui soit rentable.
Enfin, mutualiser la formation avec d’autres entreprises locales vous permet également de créer une émulation d’idées et un échange de bonnes pratiques.
Optimiser son budget formation grâce à des dispositifs pour les demandeurs d’emploi
Vous êtes en recherche d’emploi et souhaitez renforcer vos compétences en suivant une formation professionnelle ? Vous êtes employeur et souhaitez recruter et former de nouveaux profils ? Vous n’avez pas de fonds suffisants pour financer un parcours de formation en intégralité ? Sachez qu’il existe des dispositifs dédiés aux demandeurs d’emploi (à l’instar de Pôle emploi) pour obtenir un co-financement de vos actions de formation.
En tant qu’employeur, vous pouvez directement contacter votre conseiller Pôle emploi ou vous faire accompagner par un cabinet d’experts de la formation qui vous conseillera sur les démarches à suivre et les opportunités disponibles. Les agences Pôle emploi pourront également vous aider sur la phase de sourcing/recrutement des candidats à travers des sessions de job-dating.
En tant que particulier, vous pouvez vous rendre sur le site de Pôle emploi afin de prendre connaissance des formations disponibles sur votre territoire et entièrement financées ou solliciter un rendez-vous avec votre conseiller. Il est également à noter que vous avez la possibilité de mobiliser votre compte CPF via « Mon compte Formation » auquel Pôle emploi pourrait abonder si vous n’avez pas assez de fonds disponibles.
Faire appel à des dispositifs régionaux pour les demandeurs d’emploi
D’autres dispositifs régionaux pour les demandeurs d’emploi permettent également de faire une économie sur les frais de formations professionnelles et d’optimiser son budget formation. Il s’agit principalement du co-financement région octroyé par les Conseils Régionaux.
Toutefois, pour pouvoir bénéficier d’une formation financée par le conseil régional, vous devez être sans emploi et bénéficier de l’encadrement d’un organisme public. Celui-ci peut être Pôle emploi si vous êtes demandeur d’emploi, les missions locales si vous avez entre 16 et 25 ans, ou encore Cap emploi si vous êtes en situation de handicap.
Les aides octroyées par le conseil régional dans le cadre d’un tel financement se rapportent à la formation proprement dite. Elles prennent également en compte les frais annexes engendrés par celle-ci (frais de déplacement, hébergement…) ainsi que la rémunération durant le temps de formation.
Suivre les opportunités auprès de son OPCO pour optimiser son budget formation
En tant qu’entreprise, vous pouvez mobiliser des aides auprès de votre OPCO (Opérateur de Compétences) pour optimiser votre budget dédié à la formation. Cet organisme agréé par l’Etat a pour vocation de vous aider à favoriser l’évolution professionnelle de vos collaborateurs via la formation continue.
Depuis 2019, il existe 11 OPCO qui représentent toutes les branches professionnelles de l’Hexagone. A travers votre contribution légale à la formation, un budget de formation vous est crédité tous les ans : selon la nature des enveloppes, il doit être utilisé dans l’année en cours ou peut être reporté à une année ultérieure. Par ailleurs, notons que les modalités de financement pour chaque OPCO ne sont pas les mêmes. Il convient donc de faire le point avec votre interlocuteur OPCO pour connaitre les opportunités existantes et les évolutions en cours d’année. Là encore, un cabinet de conseil en formation peut vous aiguiller dans les meilleures opportunités de financement et le montage des dossiers administratifs.
Négocier les conditions tarifaires avec les OF
L’une des manières de réduire les coûts de votre formation peut également être de négocier directement avec l’organisme de formation les conditions tarifaires. La négociation en question peut déboucher sur un type de facturation flexible par exemple, ou sur une baisse de tarif en fonction des volumes confiés à l’organisme de formation. De cette manière, vous pourrez économiser sur le court terme, et nouer un partenariat sur la durée avec votre prestataire.
Enfin, la formation à distance, dans certains cas, peut être une option qui vous permettra d’économiser sur certains frais (déplacements, hébergement…).