L’employeur a obligation d’assurer la formation des collaborateurs dans une certaine mesure, et selon un cadre légal défini. Cette dernière se doit alors de consacrer un budget dédié à la formation. Cependant, même si la formation ne constitue pas le plus gros poste de dépenses d’une entreprise, optimiser son budget formation n’est pas chose aisée. Découvrez les différents leviers à actionner pour concilier contraintes budgétaires et qualité.
Analyser ses besoins pour optimiser son budget formation
La première étape, et sûrement la plus importante de toutes, est l’analyse de vos besoins en formation. En effet, vous ne pourrez pas déterminer exactement le montant à consacrer aux formations de vos salariés sans avoir identifié leurs besoins en compétences.
Pour ce faire, vous devez retenir qu’une action de formation doit répondre à un besoin de développer une ou des compétences en particulier. Elle peut être technique ou transverse, en fonction de vos besoins et des envies de vos collaborateurs.
Cette analyse des besoins vous permettra non seulement d’identifier les actions concrètes à effectuer, mais aussi de mieux gérer votre budget formation. Prenons un exemple concret pour illustrer notre propos.
Deux de vos salariés, Paul et Jeanne, souhaitent se former en bureautique. Cependant, après avoir recueilli et analysé leurs besoins, vous vous êtes rendu compte que Paul a simplement besoin d’une initiation alors que Jeanne doit davantage approfondir le sujet. Par conséquent, la durée de formation et son coût ne seront pas les mêmes.
Structurer en interne un réseau de formateurs
Une autre solution efficace pour optimiser son budget formation est de mettre en place une action de formation en situation de travail. Cela signifie que vous vous appuyez sur vos ressources internes et les valoriser. Vous pouvez procéder de trois manières différentes :
- Mettre en place un dispositif de formation interne : Ici, il est question de mettre en valeur les compétences de vos collaborateurs en leur permettant de former leurs collègues. Vous pouvez débuter par des compétences transversales dont la majorité des salariés ont besoin. Cette option vous permettra de préserver votre budget formationtout en mettant en avant le savoir-faire de vos équipes. Ils se sentent alors valorisés et c’est un cercle vertueux.
- Démultiplier la formation : Cette option consiste à former un salarié qui relayera ce qu’il a appris aux autres collaborateurs ayant besoin d’être formés. Le retour sur investissement d’une telle démarche est réel, et cette méthode contribue aussi à favoriser la cohésion et l’esprit d’équipe. Cependant, il faudra vous assurer que le collaborateur choisi comme formateur ou tuteur possède toutes les compétences pour transmettre des messages clés et fasse preuve de pédagogie. Il existe des formations à suivre qui permettent de développer ce type de compétences.
- Créer une bourse aux compétences : L’idée est d’organiser un réseau d’échange de savoirs au sein de l’entreprise en lançant des appels à candidatures. Grâce à ce système, chaque acteur peut, tour à tour, se positionner en tant que demandeur ou offreur de compétences. Là encore, vous ne touchez pas à votre budget formation!
Opter pour les formations intra-entreprises
Pour mieux gérer votre budget formation, vous pouvez aussi jouer sur les volumes. Concrètement, il s’agit de réaliser des économies d’échelle en misant sur deux leviers :
- La mutualisation – il s’agit ici d’opter pour des formations intra entreprises. L’idée est de répartir les frais de formation (location de la salle, prestation du formateur…) en organisant des formations regroupant plusieurs collaborateurs.
- La taille des groupes par session – cette solution consiste à acheter des actions de formation avec des volumes importants. En effet, le fait de former un grand nombre de salariés ou d’opter pour de nombreuses sessions de formation vous permet d’avoir une marge importante de négociation et de réduire vos coûts de formation.
Privilégier les formations délivrées par des organismes labellisés Qualiopi
Vous devez aussi savoir que seules les formations proposées par des organismes labellisés sont éligibles aux fonds mutualisés. De ce fait, il est conseillé d’opter pour les prestations des organismes de formation labellisés Qualiopi comme Evaneo. Pour cause, seuls ceux-ci peuvent vous permettre de bénéficier des financements de formation provenant des OPCO, de Pôle Emploi ou d’autres financeurs.
Pour rappel, la certification QUALIOPI atteste du fait qu’un organisme de formation est conforme au Référentiel National de Qualité. Celui-ci constitue la norme nationale que tous les acteurs du développement des compétences doivent suivre depuis le 1er janvier 2022. C’est aussi, et surtout, un gage de qualité des prestations proposées.
Vous l’aurez compris, en choisissant de tels organismes de formation, vous bénéficiez non seulement d’un financement qui allège votre budget formation, mais aussi d’une formation de qualité. C’est donc avantageux pour vos finances et pour la productivité de vos collaborateurs !
Réduire le budget formation en misant sur le distanciel
La diversification des dispositifs de formation vous permet également d’optimiser votre budget. Vous pouvez pour cela privilégier celles en distanciel. D’ailleurs, ce type d’offre est très vaste et concerne de nombreux secteurs d’activité.
En effet, les innovations technologiques et l’essor des logiciels de gestion de formation ont permis de révolutionner les modes de pédagogie. Vous avez par exemple le choix entre le digital learning (e-learning, classes virtuelles…) et les MOOC ou Massive Open Online Course pour former vos collaborateurs.
Opter pour les formations à distance présente deux principaux avantages pour votre entreprise :
- Un gain en flexibilité : d’un point de vue organisationnel, la formation digitalisée est très pratique. En fait, elle peut être adaptée à la disponibilité de chaque participant.
- Des économies sur les frais annexes : comme vos collaborateurs n’ont pas à se déplacer pour suivre leur formation professionnelle, vous économisez les frais de déplacement, de restauration, de location de salles ou encore d’hébergement.
Cependant, si tous ces avantages ne vous convainquent pas d’opter pour le distanciel, vous pouvez choisir un entre-deux avec la formule blended learning. Il s’agit d’un bon compromis entre un apprentissage à distance et un cours en présentiel. Ce format vous permet de proposer à vos collaborateurs une formation sur mesure, de qualité, et alliant différentes méthodes pédagogiques.
Enfin, sachez que vous pouvez aussi réduire votre budget formation en bénéficiant de financements. Il peut s’agir du plan de développement des compétences, le CPF ou encore d’autres financements provenant de votre région ou de Pôle emploi. De telles solutions vous aideront à optimiser votre budget sans réduire leur qualité.
Faire appel à Evaneo, organisme de formation
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