Le département ressources humaines d’une entreprise est une véritable plaque tournante qui peut vite enrayer la machine en cas de problème ou de dysfonctionnement avéré. Gestion de la paie et de la formation, recrutement ou encore évolution des carrières des collaborateurs : les fonctions gérées sont multiples et dotées d’un réel enjeu, aussi est-il primordial de relever le défi armé d’un bon logiciel de gestion de la formation.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la formation?
SIRH est l’acronyme pour « Système d’Information des Ressources Humaines » : il s’agit d’un système, autrement dit d’un ensemble de logiciels, qui permet de gérer tout ou partie des composantes RH d’une société. Les fonctions ressources humaines de votre organisation sont alors centralisées dans ce système, qu’il s’agisse de la gestion de la formation, la gestion de la paie, le recrutement, l’évolution des carrières des salariés ou même la partie administrative comme la gestion des absences et des congés.
En automatisant certaines des activités ressources humaines de l’organisation, le SIRH participe à l’augmentation de la productivité de l’entreprise. Il apporte par ailleurs de nombreux avantages à l’entité qui en bénéficie, comme nous le verrons plus tard. Aujourd’hui en plein essor, il n’a cependant pas toujours été la solution choisie par les organisations.
A l’heure des grands changements
Auparavant peu usitée, cette solution s’est progressivement développée avec l’expansion des nouvelles technologies, sans omettre certains changements structurels qui ont pu inciter les sociétés à simplifier leur gestion RH. Les sociétés issues du secteur des nouvelles technologies ainsi que les grandes structures ont vite compris l’intérêt d’investir dans un tel système à l’heure des grands changements qui allaient davantage leur complexifier la tâche si elles restaient sans agir : modification de la durée hebdomadaire du temps de travail et réforme des 35 heures (2000), passage à l’euro et abandon du franc (2002), explosion du télétravail en France et dans le monde à la suite de la pandémie de Covid-19, digitalisation toujours plus omniprésente dans nos vies privées et professionnelles…Autant de bouleversements qui seraient beaucoup mieux digérés par l’entreprise avec un outil adapté et performant !
A quoi sert un outil SIRH dans la gestion de la formation ?
Un SIRH ne se focalise pas uniquement sur la gestion de la paie ou des prestations de travail : la gestion de l’humain, à travers le recrutement notamment, voire l’évolution de carrière et la formation, est primordiale dans un tel système. En particulier, ce logiciel de gestion de la formation participe à une simplification du quotidien grâce à une automatisation des process qui allège les tâches rébarbatives des collaborateurs et leur permet de se concentrer sur des missions plus enrichissantes et stimulantes. Le SIRH optimise le temps de travail des employés de la société, et cette centralisation des données conduit invariablement à un risque d’erreur et d’oubli moins important.
Des salariés en autonomie grâce au logiciel de gestion de la formation
Au-delà du temps précieux dégagé par l’automatisation qu’apporte un tel outil, il existe d’autres bénéfices substantiels dès lors que l’entreprise investit dans un logiciel de gestion de la formation : les salariés se sentent plus impliqués dans la vie quotidienne de la société, une sensation confirmée par le fait qu’ils sont plus responsabilisés en ce sens qu’ils deviennent acteurs de leur propre parcours professionnel. Ce sont eux qui vont par exemple alerter leur employeur sur la nécessité d’être formés sur tel ou tel métier, et ils ne se contenteront plus d’attendre que le service RH ne vienne leur proposer des formations spécifiques. Une responsabilité accrue pour une implication plus poussée, tout cela dans l’intérêt général de l’entreprise !
En outre, les outils de reporting et les tableaux de bord conçus par le SIRH permettent d’améliorer le suivi de la gestion de l’organisation, sans parler de la sécurisation des données inhérente à ce type de logiciel. La traçabilité est un autre avantage puisqu’il sera plus simple de retrouver l’information et de comprendre d’où provient l’erreur en cas de dysfonctionnement temporaire par exemple.
Logiciel de gestion de la formation, un panel d’outils différents
Il existe actuellement de nombreuses solutions SIRH sur le marché qui répondent peu ou prou aux mêmes besoins des utilisateurs, sachant qu’il est tout de même préférable de faire son choix en fonction de données telles que la taille de votre société ou la typologie de vos formations. Le seul critère du prix ne peut pas être l’unique élément à prendre en compte au moment de faire un choix qui entraînera irrémédiablement des conséquences pour l’organisation à moyen et long terme.
Les acteurs du métier l’ont bien compris, à l’instar de Training Orchestra, une entreprise mondialisée qui a développé son SIRH autour de la solution Extended Enterprise afin d’offrir des réponses concrètes à ses quelque 500 clients. Leader reconnu sur le marché avec plus de cinq millions d’utilisateurs, Training Orchestra est spécialisé dans les TMS, un logiciel de gestion de la formation qui permet d’harmoniser les formations et de dégager du temps pour les employés, temps qu’ils consacreront à des activités à plus forte valeur ajoutée.
Evaneo, une plateforme qui vous est dédiée
Pour les sociétés friandes de solutions plus individualisées et sur mesure, mais non moins ambitieuses, la plateforme Evaneo apporte de nombreux avantages en la matière : alliant adaptabilité, paramétrage sur mesure et souplesse d’utilisation, notre outil vous garantit également une simplicité d’utilisation au quotidien. La réactivité de notre équipe vous permet en outre de trouver rapidement les réponses à vos questions tout en bénéficiant d’une approche individualisée.
Le développement des LMS (Learning Management System)
Dernier point qui a son importance, l’essor des LMS est un autre élément à prendre en considération au moment où les SIRH deviennent de véritables avantages concurrentiels pour les entreprises. Les Learning Management System, ces logiciels qui gèrent une plateforme d’apprentissage à distance (e-learning) ou s’occupent directement de la mise en place d’un plan de développement des compétences, peuvent aider une société à optimiser la formation de ses salariés grâce à des outils d’apprentissage appropriés. Le collaborateur devient acteur de son propre développement et utilise les formations en e-learning mises à disposition par son employeur pour acquérir de nouvelles compétences, se mettre à jour (les formations règlementaires par exemple) et in fine évoluer vers un poste à plus forte responsabilité.