Le département des Ressources Humaines d’une entreprise est une véritable plaque tournante qui peut vite enrayer la machine en cas de problème ou de dysfonctionnement avéré. Gestion de la paie et de la formation, recrutement ou encore évolution dans l’entreprise : les fonctions gérées sont multiples et dotées d’un réel enjeu, aussi est-il primordial de relever le défi armé d’un bon logiciel de gestion de la formation.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la formation ?
SIRH est l’acronyme pour « Système d’Information des Ressources Humaines » : il s’agit d’un système, autrement dit d’un ensemble de logiciels, qui permet de gérer tout ou partie des composantes RH d’une société. Les fonctions ressources humaines de votre organisation sont alors centralisées dans ce système, qu’il s’agisse de la gestion de la formation, la gestion de la paie, le recrutement, l’évolution des carrières des salariés ou même la partie administrative comme la gestion des absences et des congés.
En automatisant certaines des activités ressources humaines de l’organisation, le SIRH participe à l’augmentation de la productivité de l’entreprise. Il apporte par ailleurs de nombreux avantages à l’entité qui en bénéficie, comme nous le verrons plus tard. Aujourd’hui en plein essor, il n’a cependant pas toujours été la solution choisie par les organisations.
À l’heure des grands changements
Auparavant peu utilisée, cette solution s’est progressivement développée avec l’expansion des nouvelles technologies, sans omettre certains changements structurels qui ont pu inciter les sociétés à simplifier leur gestion RH. Les sociétés issues du secteur des nouvelles technologies ainsi que les grandes structures ont vite compris l’intérêt d’investir dans un tel système à l’heure des grands changements qui allaient davantage leur complexifier la tâche si elles restaient sans agir : modification de la durée hebdomadaire du temps de travail et réforme des 35 heures (2000), passage à l’euro et abandon du franc (2002), explosion du télétravail en France et dans le monde à la suite de la pandémie de Covid-19, digitalisation toujours plus omniprésente dans nos vies privées et professionnelles… Autant de bouleversements qui seraient beaucoup mieux digérés par l’entreprise avec un outil logiciel adapté et performant !
À quoi sert un outil SIRH dans la gestion de la formation ?
Un SIRH ne se focalise pas uniquement sur la gestion de la paie ou des prestations de travail : la gestion de l’humain, à travers le recrutement notamment, voire l’évolution de carrière et la formation, est primordiale dans un tel système. Il en découle les nombreux avantages d’un logiciel de gestion de la formation.
Il participe à une simplification du quotidien grâce à une automatisation des process qui allège les tâches rébarbatives des collaborateurs et leur permet de se concentrer sur des missions plus enrichissantes et stimulantes. Le SIRH optimise le temps de travail des employés de la société, et cette centralisation des données conduit invariablement à un risque d’erreur et d’oubli moins important.
Des salariés en autonomie grâce au logiciel de gestion de la formation
Au-delà du temps précieux dégagé par l’automatisation qu’apporte un tel outil, de nombreux éléments répondent à la question “ Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion de la formation ? ”. Tout d’abord, les salariés se sentent plus impliqués dans la vie quotidienne de la société, une sensation confirmée par le fait qu’ils sont plus responsabilisés en ce sens qu’ils deviennent acteurs de leur propre parcours professionnel. Ce sont eux qui vont par exemple alerter leur employeur sur la nécessité d’être formés sur tel ou tel métier, et ils ne se contenteront plus d’attendre que le service RH vienne leur proposer des formations spécifiques. Une responsabilité accrue pour une implication plus poussée, tout cela dans l’intérêt général de l’entreprise !
En outre, les outils de reporting et les tableaux de bord conçus par le SIRH permettent d’améliorer le suivi de la gestion de l’organisation, sans parler de la sécurisation des données inhérente à ce type de logiciel. La traçabilité est un autre avantage puisqu’il sera plus simple de retrouver l’information et de comprendre d’où provient l’erreur en cas de dysfonctionnement temporaire par exemple.
Logiciel de gestion de la formation, un panel d’outils différents
Il existe actuellement de nombreuses solutions SIRH sur le marché qui répondent peu ou prou aux mêmes besoins des utilisateurs, sachant qu’il est tout de même préférable de faire son choix en fonction de données telles que la taille de votre société ou la typologie de vos formations. Le seul critère du prix ne peut pas être l’unique élément à prendre en compte au moment de faire un choix qui entraînera irrémédiablement des conséquences pour l’organisation à moyen et long terme.
Les acteurs du métier l’ont bien compris, à l’instar de Training Orchestra, une entreprise mondialisée qui a développé son SIRH autour de la solution Extended Enterprise afin d’offrir des réponses concrètes à ses quelque 500 clients. Leader reconnu sur le marché avec plus de cinq millions d’utilisateurs, Training Orchestra est spécialisé dans les TMS (Training Management System), un logiciel de gestion de la formation qui permet d’harmoniser les formations et de dégager du temps pour les employés, temps qu’ils consacrent à des activités à plus forte valeur ajoutée.
Evaneo, une plateforme qui vous est dédiée
Pour les sociétés friandes de solutions plus individualisées et sur mesure, mais non moins ambitieuses, la plateforme Evaneo apporte de nombreux avantages en la matière : alliant adaptabilité, paramétrage sur mesure et souplesse d’utilisation, notre outil logiciel vous garantit également une simplicité d’utilisation au quotidien. La réactivité de notre équipe vous permet en outre de trouver rapidement les réponses à vos questions tout en bénéficiant d’une approche individualisée.
Le développement des LMS (Learning Management System)
Dernier point qui a son importance, l’essor des LMS est un autre élément à prendre en considération au moment où les SIRH deviennent de véritables avantages concurrentiels pour les entreprises. Les Learning Management System, ces logiciels qui gèrent une plateforme d’apprentissage à distance (e-learning) ou s’occupent directement de la mise en place d’un plan de développement des compétences, peuvent aider une société à optimiser la formation de ses salariés grâce à des outils d’apprentissage appropriés. Le collaborateur devient acteur de son propre développement et utilise les formations en e-learning mises à disposition par son employeur pour acquérir de nouvelles compétences, se mettre à jour (les formations règlementaires par exemple) et in fine évoluer vers un poste à plus forte responsabilité.
Comment choisir un logiciel de gestion de formation ?
Pour choisir le logiciel de gestion de la formation le mieux adapté à votre entreprise et qui rendra le plus service à votre organisation, il est essentiel de prendre en compte plusieurs aspects essentiels. La gestion de la formation est un processus stratégique pour toute entreprise, et le bon logiciel peut simplifier cette tâche.
Voici quelques astuces pour vous guider dans votre choix :
Définir vos besoins spécifiques en matière de gestion de la formation
Avant de choisir un logiciel, identifiez clairement les besoins de votre entreprise en termes de formation.
Considérez :
- Le nombre d’employés à former ;
- Les compétences à développer ;
- Les types de formation nécessaire.
Évaluer les fonctionnalités du logiciel
Recherchez un logiciel de gestion de la formation qui offre les fonctionnalités essentielles à vos besoins, telles que :
- La création de modules de formation ;
- La gestion des inscriptions ;
- Le suivi de la progression des apprenants ;
- La génération de rapports.
Opter pour une solution en ligne ou sur serveurs locaux
Vous avez le choix entre des logiciels basés sur le web et des solutions installées sur des serveurs locaux. Les solutions en ligne offrent plus de flexibilité en termes d’accès, tandis que les solutions sur serveurs locaux offrent un contrôle plus strict sur les données. Choisissez en fonction de vos préférences et de vos besoins en matière de sécurité.
Considérer l’intégration avec d’autres systèmes
Si votre entreprise utilise déjà des logiciels de gestion des ressources humaines ou d’autres outils de gestion, assurez-vous que le logiciel de gestion de la formation peut s’intégrer harmonieusement avec ces systèmes pour optimiser l’efficacité.
Évaluer la convivialité de l’interface
Un logiciel convivial est essentiel pour encourager l’adoption par les utilisateurs. Assurez-vous que l’interface utilisateur est intuitive et facile à prendre en main.
Vérifier les options de personnalisation
Choisissez un logiciel de gestion de la formation qui permet la personnalisation pour correspondre à la culture et aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Rechercher des avis et des retours d’expérience
Consultez des avis d’utilisateurs et demandez des références pour avoir une idée de la satisfaction des clients actuels du logiciel que vous envisagez.
Considérer le support et la formation
Assurez-vous que le fournisseur de la solution offre un bon support client et propose des formations pour vous aider à tirer le meilleur parti du logiciel.
Penser à l’évolutivité
Choisissez un logiciel qui peut évoluer avec votre entreprise. Vous devrez peut-être gérer une formation plus complexe à l’avenir, alors assurez-vous que le logiciel peut s’adapter à vos besoins futurs.
En résumé, le choix d’un logiciel de gestion de la formation pour votre entreprise est une décision importante. En suivant ces astuces et en évaluant soigneusement vos besoins, vous pourrez trouver la solution idéale pour optimiser la gestion de la formation au sein de votre organisation et vous rendre service. N’oubliez pas que notre blog est dédié à vous fournir plus d’informations et de conseils pour faciliter cette décision cruciale.
Avantages et bénéfices de l’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation
Le recours à un logiciel de gestion de la formation présente de nombreux avantages pour les entreprises. Ce type de solution offre un ensemble de fonctionnalités essentielles pour simplifier la gestion de la formation. Sur notre blog dédié, nous tenons à vous présenter ces avantages et à expliquer pourquoi opter pour un tel logiciel est un excellent service pour votre organisation.
Faciliter la coordination
Le logiciel de gestion de la formation offre une solution centralisée pour planifier, suivre et administrer tous les aspects de la formation. Il facilite la coordination des différents processus, ce qui est essentiel pour une gestion efficace de la formation. Grâce à ses fonctionnalités automatisées, le logiciel permet de réduire considérablement le temps consacré à des tâches administratives fastidieuses. Cela libère du temps pour se concentrer sur des activités plus stratégiques.
De nombreux logiciels de gestion de la formation sont basés sur le web, offrant ainsi une accessibilité depuis n’importe où. Cela permet une gestion de la formation plus flexible, ce qui est un énorme avantage pour les entreprises avec des employés répartis géographiquement.
Personnaliser les processus de formation
Ces logiciels offrent la possibilité de personnaliser les processus de formation pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, améliorant ainsi l’efficacité de la gestion. Les fonctionnalités de suivi des apprenants et de génération de rapports permettent d’évaluer la progression de chaque employé, de mesurer les résultats de la formation et d’identifier les domaines à améliorer.
L’optimisation qu’apportent ces logiciels
Les logiciels de gestion de la formation peuvent être intégrés harmonieusement avec d’autres systèmes de gestion, tels que les RH, pour une gestion plus fluide et une communication transparente. En optimisant la gestion de la formation, les entreprises peuvent réduire les coûts administratifs et maximiser le retour sur investissement de la formation. Cela peut également permettre d’économiser sur les frais liés à la gestion des formations.
Les logiciels de gestion de la formation vous aident à anticiper les besoins de formation futurs, en vous permettant de suivre les tendances du marché et d’ajuster vos programmes de formation en conséquence. Les fournisseurs de solutions offrent souvent un support client de qualité et des formations pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti du logiciel.
En résumé, le choix d’un logiciel de gestion de la formation peut grandement améliorer l’efficacité de la gestion de la formation au sein de votre entreprise. Il offre une solution complète, avec des fonctionnalités spécifiquement conçues pour faciliter chaque étape du processus de formation. N’oubliez pas de prendre en compte vos besoins spécifiques en matière de gestion de la formation et de rechercher des avis d’utilisateurs pour choisir la solution qui vous convient le mieux.
Confiez la gestion de votre formation à une solution logicielle performante pour optimiser vos processus et offrir un service de qualité à votre organisation. Pour en savoir plus sur les solutions de gestion de la formation, consultez notre blog dédié à ce sujet.
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