Dans un monde professionnel de plus en plus régi par les nouvelles technologies et le numérique, les entreprises doivent prendre les bonnes décisions stratégiques et investir dans les bons outils digitaux afin de rester rentables et compétitives. Le recours à un logiciel de gestion de la formation performant est alors l’occasion de faire la différence et de faciliter la gestion globale du département RH de la société, ce qui rejaillira inévitablement sur la rentabilité et le succès futur de l’organisation. Découvrez quelles sont les raisons principales d’opter pour ce type de système ô combien avantageux pour votre structure !
La simplification des process, l’atout majeur d’un bon logiciel de gestion de la formation
Les SIRH sont des outils qui permettent de combiner les différentes entités RH d’une entreprise. Le sigle, qui signifie Système d’Information des Ressources Humaines, désigne un panel de logiciels qui regroupe un certain nombre de composantes RH. Avec ce type de système informatique, vous disposez de beaucoup de choses au même endroit, vous facilitant ainsi la gestion au quotidien de l’appareil RH de votre organisation : gestion de la paie, recrutement, évolution des carrières, gestion des congés, sans oublier la gestion de la formation.
Avec un logiciel de gestion de la formation efficace, système qui fait donc partie intégrante du SIRH d’une entreprise, vous contribuez à sensiblement simplifier les process en vigueur au sein de votre organisation.
L’automatisation générée par ce type de système allège les missions de vos collaborateurs au quotidien et leur permet de se dégager du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Parce qu’un avantage n’arrive jamais seul, vous réduisez également le risque d’erreur tout en optimisant le temps de travail de vos salariés et en suivant vos activités.
Le cas particulier des formations règlementaires
Les formations règlementaires sont un exemple concret des bénéfices que vous pouvez retirer de l’utilisation de ce type de système de données centralisées. En effet, les formations dites réglementaires sont obligatoires, et vos employés ne pourront pas venir travailler sans être à jour (on retrouve beaucoup de formations règlementaires dans le secteur secondaire et le bâtiment notamment). Ces formations ne sont valables que pour un certain nombre d’années et doivent donc être renouvelées à leur date d’échéance.
Grâce à un outil tel que le SIRH, vous pouvez être alerté quand la formation règlementaire d’un ou plusieurs de vos salariés arrive à son terme et doit être actualisée. Le système permet et optimise le suivi, et vous envoie des alertes quand la formation réglementaire arrive à expiration. Pratique pour rester dans la conformité et éviter des retards de chantier parce que vos collaborateurs ne sont pas à jour dans leurs formations !
La centralisation des données, un (autre) atout de taille…
La mise en place d’un logiciel de gestion de la formation vous apporte une certaine simplification des process en vigueur dans votre société, mais il vous permet également de centraliser toutes vos données : fini le temps passé (et perdu) à rechercher une information relative à la session de formation de l’un de vos employés ou la date de fin de sa formation règlementaire.
Vous optimisez ainsi votre temps en sachant tout de suite où se trouve le renseignement dont vous avez besoin. Par ailleurs, cette centralisation des données conduit à une homogénéisation des pratiques à la fois pour les managers et les collaborateurs, donc à davantage de simplicité d’utilisation de l’outil logiciel au quotidien. Sans oublier la traçabilité en cas d’erreur ou de dysfonctionnement.
…qui va de pair avec la sécurisation des données garantie par le logiciel de gestion de la formation
Vous n’êtes pas sans savoir que les attaques cybercriminelles se multiplient et touchent même les grandes structures (hameçonnage, rançonnage…), rendant plus ardue la gestion des entreprises devenues soudainement plus vulnérables face à l’ingéniosité sans limites des cybercriminels. Un logiciel de bonne qualité peut vous apporter cette dose de sérénité nécessaire au bon accomplissement de vos projets grâce à la sécurisation des données.
Système interne à votre société, le logiciel RH qui va vous servir au quotidien et vous permettre d’accroître votre chiffre d’affaires est spécialement conçu pour limiter le risque de vol de données et d’intrusion externe. Logique d’avoir un niveau aussi élevé de sécurité quand on sait que les informations gérées et collectées par l’outil sont sensibles et comportent parfois des données personnelles qui ne doivent pas tomber aux mains de personnes mal intentionnées !
Le logiciel de gestion de la formation et l’édition de rapports
L’intérêt d’investir dans un SIRH de qualité est donc multiple : automatisation des process, simplification des tâches de vos collaborateurs, priorisation donnée aux travaux à forte valeur ajoutée, suivi du recyclage des formations règlementaires, centralisation et sécurisation des données… Mais la liste ne s’arrête pas là, et vous pouvez également bénéficier de l’édition d’un certain nombre de documents utiles pour le fonctionnement de votre organisation.
Ainsi, vous avez la possibilité d’éditer des rapports pour le comité de direction ou le CSE (Comité Social et Économique), de mettre en place des extractions de requêtes, mais aussi de générer des outils de reporting et des tableaux de bord directement élaborés par le logiciel. Ces documents vous seront particulièrement précieux pour minimiser le risque d’erreur et d’oubli, mais participeront aussi à l’amélioration continue, à l’instar d’un cercle vertueux, de la gestion globale de votre entreprise. Un véritable outil de pilotage de votre activité.
D’autres avantages qu’apporte un tel logiciel
Voici d’autres aspects clés pouvant bénéficier de l’implémentation d’un logiciel de gestion de formation.
Optimisation financière
Un tel logiciel peut contribuer de manière significative à l’optimisation des ressources financières d’une entreprise. En automatisant de nombreux processus liés à la formation, il réduit les coûts administratifs associés à la gestion manuelle des formations. Cela signifie moins de temps et d’efforts consacrés à des tâches bureaucratiques, tout en maximisant l’utilisation du budget formation.
La gestion manuelle des formations peut entraîner des erreurs coûteuses, telles que :
- Des retards dans la mise à jour des compétences
- Des pénalités pour non-respect des formations règlementaires.
Les logiciels de gestion de la formation minimisent ces risques en automatisant les rappels, les mises à jour et les notifications, garantissant ainsi la conformité et l’exactitude des données.
Optimisation de temps
Aussi, gérer manuellement la formation est chronophage, que ce soit pour les responsables RH ou les collaborateurs. Les logiciels dont on parle permettent de décharger les équipes RH des tâches administratives répétitives. Ils automatisent la planification, la gestion des inscriptions, le suivi des progrès, et les rappels pour les renouvellements de formations. Cela libère du temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse des besoins en formation et le développement des compétences.
La rapidité est un atout essentiel dans le monde professionnel d’aujourd’hui. Ces logiciels permettent de répondre plus rapidement aux besoins de formation des collaborateurs, en facilitant la recherche de formations pertinentes et en réduisant les délais d’inscription. Cette réactivité contribue à l’amélioration continue des compétences des salariés et renforce la compétitivité de l’entreprise.
Les fonctionnalités de suivi financier intégrées dans ces logiciels offrent une visibilité précise sur les dépenses de formation. Les responsables RH peuvent suivre en temps réel l’utilisation du budget, analyser les coûts associés à chaque formation et prévoir les dépenses futures. Cette transparence financière est essentielle pour une bonne gestion.
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