Un logiciel de gestion de la formation bien utilisé, ce sont souvent des économies de temps et d’argent en perspective ! Si vous êtes encore hésitant sur la démarche à adopter et que vous avez besoin d’être convaincu par les bénéfices apportés par ce type d’outil logiciel, soyez particulièrement attentif aux lignes qui vont suivre. De plus en plus répandu dans les entreprises de nos jours, que celles-ci soient des PME ou des multinationales, le SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est le système adéquat pour optimiser le suivi quotidien de votre activité RH.
Le logiciel de gestion de la formation vous permet de mieux suivre (et de piloter) votre budget
Un système centralisé de gestion des ressources humaines est l’outil tout trouvé pour suivre votre budget formation. Si l’automatisation de certaines tâches vous fait gagner du temps pour mieux vous concentrer sur des missions plus complexes, la centralisation des données rendue possible par le SIRH améliore votre pilotage et réduit drastiquement le risque d’erreur : tous les documents, qu’il s’agisse des factures ou autres papiers administratifs, sont répertoriés dans le système qui, dans certains cas, peut également s’assurer tout seul de leur conformité par un système de reconnaissance visuelle par intelligence artificielle.
Si le travail de conformité n’est pas systématiquement automatisé (il existe encore des outils pour lesquels le salarié devra lui-même valider les documents reçus et s’assurer de leur conformité), il n’en demeure pas moins que le logiciel vous apporte un véritable confort au quotidien en vous évitant de rechercher pendant de longues minutes un document dont vous avez besoin.
Votre pilotage quotidien s’en trouve optimisé, et vous pouvez suivre votre budget formation en toute sérénité, contrôler les écarts éventuels et adopter des mesures correctives si le besoin s’en fait sentir. Avec un meilleur suivi, les paiements ont plus de chances d’être effectués dans les temps et la satisfaction de vos clients et prestataires n’en sera que rehaussée !
Le logiciel de gestion de la formation favorise le recueil des besoins en formation
Vous n’êtes pas sans savoir qu’un logiciel exclusivement dédié à la gestion des composantes RH de votre organisation, dont la partie formation, vous donnera la possibilité de mieux collecter les besoins en formation de vos collaborateurs. Dans le cadre du déploiement d’un plan de développement des compétences, il est fondamental d’écouter ce que vos salariés ont à vous dire (mais aussi vos managers) pour qu’ils vous fassent part de leurs attentes en matière de formation, eux qui souhaitent fort logiquement évoluer et monter en compétences pour la suite de leur carrière professionnelle. N’oubliez pas qu’une montée en compétences réussie, c’est aussi un bon moyen de fidéliser son collaborateur et la garantie de continuer à proposer des biens et services de qualité à vos clients…
L’outil de gestion RH peut vous aider dans cette voie et contribuer à une meilleure collecte des besoins, attentes et motivations de vos salariés. Bien collectés, ces besoins pourront ensuite être hiérarchisés, priorisés et traités à travers l’arbitrage du plan de formation qui définit un ordre de priorité et des lignes directrices pour les formations amenées à être dispensées.
À titre d’exemple, l’automatisation du traitement des entretiens professionnels vous évitera de devoir compiler les données à la main, ou via un fichier Excel, ce qui peut potentiellement provoquer des erreurs.
La cartographie des compétences : que savez-vous faire à l’instant T ?
Le logiciel de gestion de la formation que vous décidez de mettre en place dans votre société vous offre également l’opportunité de mettre en place une cartographie des compétences : cette cartographie dresse un état des lieux de l’organisation à un instant précis et se concentre sur l’ensemble des savoir-faire, savoir-être et autres aptitudes détenues par vos salariés. Que savez-vous faire, et dans quels délais ? Existe-t-il des compétences rares au sein de votre entreprise ? Au contraire, devez-vous faire face à une pénurie de compétences sur un poste particulier ?
Avec cette cartographie des compétences, vous pouvez avoir une vue globale de l’ensemble des qualifications maîtrisées par vos collaborateurs, et donc mieux préparer le plan de développement des compétences s’il s’avère qu’il y a un décalage entre les compétences exigées pour une fiche de poste donnée et celles qui sont réellement détenues par l’employé.
L’e-learning pour perpétuer l’apprentissage… et la montée en compétences de vos équipes
Sachez enfin que le logiciel de gestion de la formation pour lequel vous allez opter va sensiblement développer les compétences de vos collaborateurs grâce à ce que l’on appelle les LMS (Learning Management System).
Les LMS sont des outils informatiques dédiés à l’apprentissage à distance (autre nom de l’e-learning). Directement intégrés au SIRH d’une entreprise, ils favorisent la montée en compétences de vos équipes à travers l’acquisition de compétences directement accessibles depuis un poste informatique. Nul besoin de partir en formation en présentiel et de budgétiser des dépenses d’hébergement et de déplacement, les LMS vous permettent de former vos employés sur leur lieu de travail.
Responsabilisés et proactifs, vos salariés deviennent acteurs de leur propre parcours professionnel dans l’entreprise et peuvent prendre l’initiative de se former dans le domaine qu’ils souhaitent avec l’accord préalable de leur manager. Ils peuvent aussi utiliser les LMS pour se mettre à jour dans leurs formations, valider leurs acquis ou vérifier s’ils maîtrisent toujours les fondamentaux d’un métier changeant et évolutif. L’acquisition de nouvelles aptitudes professionnelles est un double avantage, comme expliqué plus haut, pour le collaborateur et la société : l’un pourra évoluer vers un poste à plus forte responsabilité, tandis que l’autre continuera à croître tout en fidélisant des salariés épanouis et heureux dans leur travail.
Les critères de sélection d’un logiciel de gestion de formation
L’importance de choisir son logiciel de manière réfléchie
Vous êtes à la recherche de la meilleure solution logicielle pour optimiser la gestion de votre centre de formation ou de votre organisme de formation en ligne ? Il faut donc que vous vous basiez sur les critères de sélection suivants pour faire votre choix !
En tant qu’entreprise spécialisée dans la formation et l’apprentissage en ligne, nous comprenons l’importance cruciale de la gestion efficace de votre centre de formation. Que vous soyez un organisme de formation ou toute autre entreprise cherchant à améliorer ses compétences en ligne, trouver le bon logiciel est essentiel.
Au cœur de chaque entreprise de formation, des éléments clés pour assurer le succès de vos formations en ligne :
- La gestion ;
- La formation ;
- Les logiciels.
Notre objectif est de vous donner les clés pour choisir le logiciel qui correspond parfaitement à votre entreprise, en comparant les fonctionnalités de chaque logiciel pour une meilleure gestion commerciale et administrative.
Les critères de sélection pour un logiciel de gestion de formation
Dans le cadre de notre recherche du logiciel idéal, nous avons pris en compte divers critères pour garantir votre satisfaction. Nous avons analysé :
- La pertinence des fonctionnalités proposées, en nous assurant qu’elles correspondent à vos besoins spécifiques en matière de formation en ligne ;
- La simplicité d’utilisation de chaque outil, en nous penchant sur des interfaces intuitives ;
- L’ergonomie pour faciliter votre expérience utilisateur ;
- La notoriété et l’ancienneté des différents logiciels, garantissant ainsi que vous utilisez des solutions éprouvées et fiables pour la gestion de vos formations en ligne ;
- Le suivi commercial et administratif pour vous offrir un service de haute qualité ;
- La sécurité des données, afin de protéger les informations précieuses de votre entreprise.
Nous sommes là pour vous aider à trouver le logiciel idéal, spécialement conçu pour les centres de formation, les organismes de formation et les entreprises cherchant à améliorer leurs compétences en ligne.
Analyse de quelques logiciels existants
360Learning
360Learning, une solution de gestion et de formation en ligne complète, offre un logiciel de Learning Management System entièrement personnalisable pour les entreprises. Il facilite la création et la publication de formations sur mesure de manière continue. Grâce à ses fonctionnalités collaboratives, innovantes et alimentées par l’intelligence artificielle, 360Learning vous propose un outil qui s’adapte parfaitement à votre entreprise. Il vous permet d’utiliser vos propres ressources pour concevoir des formations qui correspondent précisément à vos besoins.
Ce logiciel est spécialement conçu pour les responsables, les directeurs de formation et les organismes de formation qui cherchent à optimiser leurs compétences en ligne.
360Learning propose une gamme de fonctionnalités essentielles pour votre entreprise :
- Coaching professionnel avec des évaluations vidéo, des sessions de coaching individuel, des enregistrements d’écran et des forums privés.
- Mobile learning avec des modes hors-ligne et partagé, des réactions en temps réel, des espaces personnalisés et des forums interactifs.
- Un système co-auteur collaboratif pour une création de cours personnalisée et performante en quelques minutes.
On apprécie particulièrement :
Ce logiciel offre une approche centrée sur les personnes en mettant en place des hubs collaboratifs, des fonctionnalités de gamification et des interactions entre pairs. Les managers peuvent coacher les apprenants directement sur mobile ou tablette, suivre leur progression en temps réel grâce à des tableaux de bord interactifs et effectuer un suivi de présence dématérialisé et efficace pour chaque apprenant.
Les tarifs débutent à partir de 8$/mois/utilisateur, offrant ainsi une solution abordable et personnalisable pour toutes les entreprises cherchant à améliorer leurs compétences en ligne avec Digiforma Learning Management System.
Argalis
Argalis, un logiciel SaaS innovant, offre une solution complète de gestion pour les centres et les organismes de formation. En tant qu’ERP spécialement conçu pour les organismes de formation, Argalis propose des modules en ligne pour chaque aspect de la gestion, faisant de lui l’outil ultime pour votre entreprise de formation.
Argalis simplifie tous les aspects administratifs et commerciaux de votre activité, quelle que soit la taille de votre organisme de formation. Il propose trois offres variées, adaptées à vos besoins spécifiques, pour répondre de manière optimale à vos exigences.
Argalis propose une gamme de fonctionnalités essentielles pour votre entreprise :
Argalis offre une solution de gestion complète pour les entreprises de formation, couvrant à la fois les aspects commerciaux et administratifs. En termes de gestion commerciale, l’outil permet la création de propositions commerciales et de devis entièrement personnalisés, tout en effectuant une analyse approfondie des besoins des clients. De plus, il propose une base client intuitive pour simplifier la gestion des contacts. Sur le plan administratif, Argalis intègre un assistant de planification intelligent pour optimiser l’organisation des formations, ainsi qu’une gestion électronique des documents pour une documentation efficace. Il comprend également un gestionnaire d’e-mails intelligent facilitant la communication, ainsi qu’un processus de validation des dates automatisées assurant une gestion du temps efficace. Avec ces fonctionnalités, Argalis offre une solution complète pour répondre aux besoins complexes des entreprises de formation.
On apprécie particulièrement :
Argalis vous accompagne dans la certification Qualiopi en vous aidant à structurer votre organisation pour répondre aux critères Qualiopi de manière transparente et sans effort. Grâce à des interfaces personnalisées pour les responsables de formations, les formateurs et les responsables administratifs, chacun dispose d’un espace adapté à ses besoins spécifiques. De plus, Argalis offre une dématérialisation complète des démarches, de l’assiduité des participants aux évaluations de satisfaction, simplifiant ainsi votre gestion administrative.
Argalis améliore considérablement la planification de vos formations grâce à son intelligence artificielle qui suggère des dates adaptées pour chaque session, vous faisant ainsi gagner un temps précieux. Il s’adapte à vos besoins avec la possibilité d’ajouter des options telles que l’extranet client ou intervenant, un site web clé en main, des sessions de formation utilisateur, et bien plus encore.
Argalis propose trois abonnements flexibles :
- L’offre Essentiel à 89 €/mois.
- L’offre Pro à 129 €/mois.
- L’offre Entreprise à 179 €/mois.
Digiforma
Digiforma, votre solution complète pour la gestion de la formation, est un logiciel conçu pour simplifier la gestion des centres de formation et des formateurs indépendants. Il offre un ensemble d’outils intégrés qui couvrent à la fois les aspects administratifs et commerciaux, ainsi qu’une plateforme e-learning.
Tous les organismes de formation, quelle que soit leur taille, peuvent profiter des fonctionnalités de Digiforma.
Digiforma propose une gamme de fonctionnalités essentielles pour votre entreprise :
Dans le domaine de la gestion administrative, Digiforma propose un ensemble complet de fonctionnalités pour simplifier les processus liés à la formation. Cela inclut le suivi des activités de formation et de l’administration associée, ainsi que la gestion approfondie de la qualité des formations dispensées. Les évaluations de formation sont intégrées pour évaluer l’efficacité des programmes de formation. De plus, le logiciel permet un export facile vers la plateforme EDOF, simplifiant ainsi le partage des données essentielles. Du côté de la gestion commerciale, Digiforma offre un catalogue en ligne pour présenter les offres de formation, ainsi que des fonctionnalités de création de devis, de facturation et de Bilan Pédagogique et Financier (BPF). La gestion de la relation client (CRM) est optimisée grâce à un pipeline intégré, tandis que l’export comptable facilite la comptabilisation des transactions liées à la formation. Ces outils sont conçus pour offrir une expérience de gestion fluide et efficace aux utilisateurs.
On apprécie particulièrement :
Digiforma intègre une plateforme e-learning qui permet à votre entreprise de proposer des séquences de quiz et de contenus (tels que des documents et des vidéos), des forums de discussion, ainsi que le suivi de l’assiduité des apprenants. Pour chaque critère et indicateur Qualiopi, Digiforma vous accompagne en fournissant des documentations détaillées et en vous aidant à atteindre la certification Qualiopi.
Digiforma propose une version gratuite et sans limite de temps pour répondre à vos besoins de base.
Si vous recherchez des fonctionnalités supplémentaires, Digiforma propose des abonnements adaptés à différentes catégories d’utilisateurs :
- Deux offres pour les travailleurs indépendants à 69 € et 99 € par mois ;
- Une offre à 179 € par mois pour les petites équipes de formation ;
- Deux options pour les organismes à 299 € et 499 € par mois ;
- Une offre illimitée à 699 € par mois pour les organismes en forte croissance.
Besoin d’un logiciel de gestion de la formation ? Contactez Evaneo !
Convaincu par le bien-fondé d’un logiciel de gestion de la formation pour le développement de votre structure ? N’hésitez plus, appelez l’un de nos experts pour qu’il définisse avec vous la meilleure façon de mettre en place cet outil au sein de votre entreprise : suivi de l’activité formation et du budget, traçabilité, sécurisation et centralisation des données, contribution directe à la montée en compétences de vos employés grâce aux LMS… Vous verrez la différence, et vous ne voudrez plus retourner en arrière. Que vous soyez relativement bien renseigné sur le sujet ou que vous n’ayez que quelques notions théoriques, venez nous faire part de toutes vos attentes, et adoptons ensemble la meilleure stratégie RH pour l’épanouissement de vos collaborateurs et la performance de votre société !