Comment choisir son prestataire de formation professionnelle ?

Externalisation de la formation

L’externalisation de la gestion de formation est, actuellement, une solution de plus en plus prisée auprès des entreprises. En effet, cette solution offre de nombreux avantages. Elle permet, entre autres, de limiter les pertes de temps relatives aux démarches administratives et aide, par la même occasion, les entreprises à gagner en expertise. Pour garantir l’atteinte de ces objectifs, il est néanmoins nécessaire de savoir choisir son partenaire d’outsourcing. Pour ce faire, voici 7 critères à prendre en compte lors de la recherche d’un prestataire d’externalisation de gestion de formation.


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    Choisir un prestataire de formation ayant un haut niveau d’expertise métier

    Quand on fait appel à un prestataire d’externalisation, on s’attend forcément à gagner en compétences et en expertise. Pour cela, il est alors essentiel de collaborer avec un prestataire comptant des équipes d’experts du sujet. Contrairement à un cabinet généraliste, qui en passant, possède l’avantage de pouvoir répondre à de nombreux besoins, un cabinet spécialisé sera plus qualifié pour évoquer des sujets spécifiques liés à la formation.

    En outre, faire appel à un prestataire de formation à fort niveau d’expertise permet d’acquérir une compréhension stratégique et opérationnelle du sujet. Cela conduit ainsi à un meilleur accompagnement des équipes sur le terrain ainsi qu’à une meilleure transmission du savoir-faire et des bonnes pratiques.

    Une collaboration avec des experts est aussi une opportunité de profiter des compétences et des conseils pratiques de la part de ces derniers, mais aussi de leurs expériences passées avec d’autres clients.

    Prêter attention à la palette de services proposés par le prestataire de formation

    Ici, il s’agit de voir si les services proposés par le prestataire peuvent répondre aux besoins et aux attentes de l’entreprise. Pour ce faire, cette dernière doit, avant tout, définir avec précision :

    • Ses objectifs et ce qu’elle attend du partenariat ;
    • Son budget ;
    • Le type d’approche qu’elle souhaite adopter dans cette transition

    Une fois ces paramètres définis, il est conseillé d’effectuer une comparaison des types de service proposés par différents prestataires avant de valider son choix.

    Préférer une intelligence humaine plutôt qu’une intelligence artificielle (IA)

    Il est vrai que l’évolution du numérique et de la technologie a conduit à une meilleure compréhension de l’intelligence artificielle. D’ailleurs, ce type d’intelligence a permis d’améliorer le traitement et l’analyse de différentes données.

    Toutefois, il convient de noter que dans le domaine de la formation, l’intelligence artificielle ainsi que la maîtrise des moyens techniques sont loin de s’avérer suffisantes. Il faut, en sus, une intelligence humaine qui permet d’identifier les différentes opportunités de financement de la formation, de conduire les projets, et de nouer des liens privilégiés avec les parties prenantes. La gestion de la formation n’est pas qu’une affaire administrative ou comptable, mais bien un enjeu stratégique pour les entreprises.

    Il est aussi recommandé de prêter une attention particulière au sens du service dont fait preuve le prestataire de formation et les équipes qui le compose. En effet, un acteur évoluant dans le domaine de l’outsourcing doit montrer une culture de service ainsi que certaines compétences spécifiques afin d’être efficace. Parmi ces qualités, on cite, à titre d’exemple, le respect des engagements ou encore la proactivité. Mais aussi un bon relationnel qui lui permette d’entretenir des relations de confiance avec les financeurs publiques et les OPCO.

    S’intéresser au système d’information (SI) du prestataire de formation

    Il s’agit, plus précisément, de se pencher sur les outils technologiques utilisés par le prestataire. Le but de cette démarche est de vérifier la compatibilité entre les solutions techniques utilisées tant par le prestataire que par l’entreprise.

    Pour éviter tout blocage technique, il est ainsi recommandé d’opter pour un système d’information offrant un modèle collaboratif de pilotage et de contrôle de projet. À noter que le SI à utiliser peut être celui du prestataire ou de l’entreprise. Dans ce second cas, le prestataire de formation peut utiliser, en parallèle, un ou plusieurs outils back-office lui permettant de faire preuve d’une meilleure réactivité en termes de traitement de données.

    Enquêter sur la notoriété du prestataire de formation sur le marché

    Mener une enquête sur la réputation et la notoriété du prestataire permet d’avoir une idée du sérieux et du niveau d’expertise du cabinet. Cela permet aussi de fixer rapidement son choix, car, en général, un cabinet qui jouit d’une excellente notoriété est un cabinet qui a plusieurs bons résultats à son actif. Aussi, il convient de savoir que collaborer avec un prestataire ayant une mauvaise réputation peut porter atteinte à l’image de l’entreprise.

    Pour mesurer la notoriété d’un organisme de formation, il est possible de procéder de différentes manières. La première consiste à vérifier son e-réputation. En effet, à cette ère où le digital prône, la majorité des établissements possède une présence numérique. Il est ainsi possible de consulter les avis et/ou les références concernant ce prestataire sur les forums, les réseaux sociaux ou encore sur son site internet. Les avis positifs sont évidemment synonymes d’une bonne réputation.

    Vous pouvez également demander une visite des locaux du cabinet s’il se situe près de l’entreprise. Cela permet non seulement d’échanger avec les acteurs présents sur place, mais permet aussi de forger sa propre opinion.

    Enfin, il est possible de demander à votre prestataire de planifier un échange entre vous et un de ses clients afin de poser vos questions à un tiers, et de bénéficier de leur propre expérience.

    Prêter attention à la typologie de clients du prestataire

    La typologie de clients du prestataire constitue, entre autres, ses références. Consulter sa liste de clients permet ainsi de s’assurer de sa crédibilité sur le marché. En outre, cela représente une excellente opportunité d’entrer en contact avec l’un ou plusieurs de ses anciens clients. Ce type d’échange vous permet de recueillir des informations sur la méthodologie et l’approche pédagogique du cabinet. Cela vous permet aussi de collecter l’avis de ces anciens clients quant à la qualité de service proposée par le prestataire.

    S’informer sur le plan tarifaire développé par le prestataire de formation

    Bien que ce critère soit mentionné en dernier, il n’en reste pas moins central pour les entreprises. Ici, il s’agit de voir si les tarifs du prestataire conviennent au budget alloué à l’externalisation de la gestion de formation. Il est aussi nécessaire de vérifier si la qualité de services proposée est à la hauteur du prix.

    Attention à ne pas se laisser systématiquement tenter par un prestataire au tarif abordable. À l’inverse, un tarif exorbitant n’est pas toujours synonyme d’une meilleure qualité de service. L’idéal est de vérifier si la palette de services proposés répond parfaitement aux besoins de l’entreprise. En d’autres termes, de vérifier si le rapport « qualité-prix » est cohérent et aligné à vos attentes.

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