L’externalisation de la formation professionnelle est un sujet de plus en plus abordé au sein du département RH des entreprises. Elle a, en effet, la réputation de faciliter les démarches administratives relatives aux activités de formations. Elle permet également de profiter d’une meilleure qualité de service et d’optimiser vos investissements. Pas encore convaincu ? Découvrez dans le présent article 5 raisons d’opter pour l’externalisation de la formation. Commençons !
L’externalisation de la formation permet de gagner du temps
Aujourd’hui, pour garantir la qualité des contenus d’une formation professionnelle, il est essentiel d’avoir une maîtrise parfaite de l’ingénierie de formation. Un art qui, notons-le, devient de plus en plus technique et réglementé au fil du temps. Il est notamment primordial de se tenir informé des mises à jour et des actualités juridiques et légales, tout en ayant en tête les innovations et enjeux pédagogiques. Il est aussi nécessaire de comprendre les mécanismes de financement dans leur intégralité.
Par ailleurs, outre tout cet aspect technique, le tiers en charge de la formation se doit de maîtriser les différents métiers de la structure tout en étant au courant des enjeux au sein de chaque service. Pour ce faire, il est nécessaire d’assurer des échanges réguliers avec les responsables de service. Cela permet d’identifier facilement et clairement les besoins auprès de chaque pôle, une étape importante lors de la constitution du plan de formation.
Pour une personne qui se lance une première fois dans le domaine de la gestion de la formation professionnelle, maîtriser ces points peut prendre beaucoup de temps. Afin de garantir un niveau optimal d’efficacité et de résultat, l’une des solutions consiste donc à se tourner vers l’externalisation de la formation. Cela permet d’établir un plan de formation adapté aux besoins de l’entreprise dans un court laps de temps. En outre, il s’agit d’une excellente manière de recentrer son équipe de formation sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’externalisation de la formation professionnelle permet de gagner en expertise
L’un des points forts de l’outsourcing est que c’est une solution permettant de profiter du savoir-faire et de l’expertise d’un personnel qualifié. En effet, par rapport à un responsable des ressources humaines, un prestataire en formation professionnelle dispose d’un champ de maîtrise beaucoup plus spécifique étant donné qu’il s’agit de son métier principal.
Grâce à ses compétences, le prestataire peut ainsi :
- Mettre au service de votre entreprise des formateurs plus qualifiés ;
- Prendre en charge la relation avec votre OPCO et autres partenaires ;
- Réaliser des reportings avec des KPI plus pertinents ;
- Adapter le plan de formation selon les standards du marché.
- Mettre à disposition de votre activité formation des outils SIRH
En quelques mots, l’externalisation est synonyme de performance et d’expertise et vous permet de performer dans vos activités.
L’externalisation de la formation permet de bénéficier d’outils performants et de bonnes pratiques
L’externalisation est aussi un excellent moyen d’optimiser les ressources techniques de votre entreprise. En effet, en faisant appel à un prestataire pour se charger de la gestion de la formation professionnelle au sein de votre structure, celui-ci s’engage à mettre en place tous les moyens nécessaires au bon déroulement de la formation. Cela implique notamment la mise en place, si nécessaire, d’un SI (Système d’Information). Si vous en avez déjà un, le prestataire peut proposer des améliorations au système déjà mis en place s’il juge que cela s’avère nécessaire, et également mettre en place des API (en français “Interface de Programmation d’Application”) entre les différents outils.
Outre les moyens techniques, l’externalisation permet également de bénéficier de bonnes pratiques permettant d’alléger des activités administratives associées à la formation. Le prestataire peut même se charger de l’intégralité des démarches administratives. Cela permet ainsi aux formateurs et aux ressources humaines de se concentrer sur les parties les plus stratégiques de la formation.
L’externalisation de la formation facilite l’accès à un large réseau de formateurs qualifiés
À cette ère où le numérique se développe à une vitesse folle, il est de plus en plus compliqué de trouver le formateur idéal et de s’assurer des compétences et qualités de transmission de ce dernier. Possède-t-il toutes les qualifications et les compétences requises ? Saura-t-il proposer une formation pouvant répondre aux attentes et aux besoins de l’équipe ? Bref, autant d’interrogations au sein desquelles il est facile de se perdre si l’on dispose de peu de connaissances sur le marché de la formation professionnelle. La recherche s’avère encore plus fastidieuse si l’on dispose d’un réseau et/ou d’un carnet d’adresses peu développé, et notamment lorsqu’on voit que le nombre d’acteurs en formation professionnelle ne cesse d’augmenter.
Pour éviter autant de tergiversations, la solution consiste à opter pour l’externalisation de la formation. En ayant recours aux services d’un prestataire qualifié, vous pouvez profiter du réseau de formateurs de ce dernier. Des formateurs qui, précisons-le, maîtrisent les nouvelles méthodes de pédagogie. Il ne vous reste donc qu’à opter pour le formateur dont la méthode de pédagogie vous convient le mieux. Il est à préciser que le prestataire d’externalisation peut également négocier pour vous des tarifs attractifs et des conditions de mise en œuvre préférentielles.
L’externalisation de la formation professionnelle pour une optimisation financière
Sur le plan budgétaire, l’externalisation de la gestion de la formation professionnelle s’avère beaucoup plus économique qu’une solution d’internalisation. En effet, pour cette seconde option, le recrutement de personnels dédiés à la formation personnelle peut engendrer des frais d’embauche et des démarches administratives non négligeables. La formation des salariés nécessite également la mobilisation de ressources humaines, matérielles et financières. Cette option peut s’avérer coûteuse et peu efficace. De plus, le prestataire vous fera réaliser des économies considérables sur des opérations d’optimisations financières et de recherche de financements.
En ce qui concerne l’externalisation, il vous suffit de sélectionner un prestataire pouvant répondre à vos attentes et d’encadrer le champ d’intervention de ce dernier. En d’autres termes, un prestataire de formation qui dispose d’un niveau d’expertise élevé et qui privilégie une intervention beaucoup plus axée sur l’humain. Aussi, préférez un prestataire dont les moyens techniques conviennent aux solutions techniques déjà mises en place au sein de votre entreprise.
Une fois le prestataire sélectionné, il vous reste à convenir d’un contrat d’externalisation indiquant les points essentiels évoqués par les deux parties. Par ailleurs, dans l’optique d’éviter un engagement financier conséquent, il est possible d’opter pour une externalisation à la carte ou au forfait. Il est aussi conseillé d’inclure dans le contrat une clause de possibilité de reprise en interne de la gestion de la formation.