La démarche qui consiste, pour une entreprise de petite ou grande taille, à sous-traiter une partie (voire l’intégralité) de ses activités formation à un prestataire externe s’appelle l’externalisation (ou outsourcing). Peu connue il y a encore quelques décennies, la pratique s’est progressivement démocratisée au point de devenir la norme pour toute société désireuse de s’octroyer davantage de temps pour travailler sur des missions stratégiques. Le succès d’une démarche d’externalisation de la formation repose en partie sur le choix du partenaire futur et des conditions de la collaboration, conditions inscrites sur le cahier des charges et que vous et le tiers devez impérativement valider. Dans un processus d’outsourcing, il n’est pas toujours évident de savoir qui garde la main sur les données, et qui décide : l’organisation qui sous-traite, ou le prestataire ? On fait le point dans l’article qui suit !
L’externalisation de la formation, ou comment mieux allouer son temps
L’externalisation de la formation n’est ni une tendance en vogue, ni une mode passagère vouée à disparaître au fil du temps : peu connue en France et en Europe il y a encore quelques années, la pratique de l’outsourcing s’est véritablement développée dans la dernière décennie, en attestent certains chiffres. En 2009, les entreprises étaient plutôt méfiantes et réservées à l’égard d’une pratique qu’elles connaissaient mal : pour preuve, moins de 20% des sociétés considéraient l’externalisation comme une fonction stratégique. Les années 2010 ont été l’occasion de vulgariser le process, et la sous-traitance de la gestion administrative de la formation est aujourd’hui considérée comme une partie intégrante de la stratégie globale de développement des compétences dans une entreprise.
Toutes les structures, petites, moyennes ou grandes, peuvent externaliser une partie ou la totalité de leurs activités formation, c’est-à-dire déléguer ces activités à un professionnel compétent dont le cœur de métier consiste à déployer pour le compte d’une entreprise son plan de développement des compétences et toutes les missions inhérentes à la formation. Le choix du prestataire externe ne doit bien évidemment pas se faire à la légère, d’autant plus que l’outsourcing vous engage pour une durée relativement longue (on parle de plusieurs années) et reconductible si les conditions sont réunies pour prolonger la collaboration.
L’importance de la rédaction du cahier des charges
La rédaction du cahier des charges qui fixe les principes et clauses à respecter entre l’entreprise et son prestataire est une étape cruciale du processus d’externalisation de la formation. En tant que société délégatrice, c’est bien vous qui gardez la main sur vos données et à ce titre, vous choisissez, dirigez, supervisez. Le prestataire externe, quel que soit son niveau de compétences, est là pour appliquer vos décisions et ne devient pas propriétaire des données que vous lui confiez.
Le cahier des charges est une sorte de feuille de route établie entre vous et le prestataire. Il doit être conforme aux attentes de la société, et complet avec toutes les clauses nécessaires, notamment la clause de réversibilité. En quoi consiste-t-elle ?
Cette clause à insérer dans un contrat d’externalisation vous permet de préciser les conditions dans lesquelles le prestataire va vous restituer les données à la fin de la relation contractuelle : le but est de faciliter votre reprise en main, ou d’optimiser la transmission des données si vous faites le choix de passer par un autre professionnel, ce qui est tout à fait possible si, pour une raison ou pour une autre, vous ne souhaitez pas prolonger la collaboration avec un partenaire donné.
La clause de réversibilité intègre également, outre les conditions du transfert de données entre l’établissement et le tiers, des informations relatives au délai, au format de la prestation et à son coût. Toujours utile de prévoir une telle clause, surtout lorsque votre contrat est pluriannuel !
Externalisation de la formation et propriété des données
L’externalisation de la formation ne donne donc lieu à aucune perte ou dépossession des données pour la structure qui choisit cette voie : les données liées à vos activités formation restent votre propriété. Elles sont certes centralisées et sécurisées par le prestataire de formation, mais vous gardez la possibilité d’y accéder à n’importe quel moment. Le partenaire ne peut pas se rendre maître de vos données, mais c’est aussi à vous d’assurer un suivi régulier du projet d’externalisation, et d’anticiper par le biais d’un cahier des charges complet et précis.
L’entreprise continue à piloter le projet d’outsourcing, et l’organisme avec lequel vous avez conclu le partenariat applique avant tout les directives édictées par le client, autrement dit vous ! Il est important de le rappeler, car certaines idées reçues peuvent parfois induire en erreur, surtout si le prestataire externe dispose d’une compétence et d’une expertise forte qui peut laisser penser qu’il prend les décisions en parfaite autonomie…C’est vous qui définissez le cadre de la délégation et le niveau de prise de décision laissé à votre prestataire. Là pour appliquer vos choix, le partenaire peut également vous faire part de ses recommandations et ses conseils si tel est votre souhait, mais son expertise reconnue sur le marché ne lui confère pas le droit de choisir à votre place. Vous vous occupez des choix stratégiques et vous établissez un ordre de priorité, et le tiers prend en charge la gestion administrative de vos activités formation.
L’expertise du prestataire, vous l’aurez compris, est l’un des critères que vous devrez étudier avec attention au moment de choisir avec qui vous allez vous engager dans le processus d’outsourcing. Comment s’assurer de la compétence d’un professionnel ? Outre les éléments tangibles tels que son site internet ou sa communication sur les réseaux sociaux, portez également une attention particulière à des points comme sa réputation en ligne, ses avis client, la typologie de ses clients ou encore la personnalisation de son offre de services.
Une externalisation de la formation en toute sérénité avec Evaneo
Enclenchez votre démarche d’externalisation avec le bon partenaire, celui qui saura écouter vos besoins, en tenir compte et vous proposer une solution sur mesure qui correspond réellement à vos attentes et à vos problématiques opérationnelles : chez Evaneo, nous sommes attachés à répondre à vos besoins de façon personnalisée, et notre offre a été conçue dans ce but précis d’apporter une réponse efficace et pertinente à chaque client, quelle que soit votre singularité. Contactez-nous pour discuter ensemble de votre projet !