Externaliser tout ou une partie de son activité formation, que choisir ?

Externaliser les formations

De nombreux DRH au sein des entreprises font face à un dilemme lorsqu’il s’agit d’organiser la formation de leurs collaborateurs. En fait, pour mieux répondre aux besoins complexes et en constante évolution de leur société, ils doivent mettre en place des solutions d’apprentissage efficientes (donc à un coût réduit) tout en respectant la législation. Une des options en fort développement pour parvenir à ces objectifs est d’opter pour l’outsourcing ou l’externalisation de l’activité de formation 


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    Concrètement, cela consiste à confier à une société extérieure la gestion de son activité formation, avec différents niveaux de délégation possibles. Mais alors, quels types de tâches liées à la formation une entreprise peut-elle externaliser ? Devrait-elle confier une partie ou la totalité de son activité de formation à un prestataire ?  

    L’externalisation de la formation en entreprise : le choix des modalités

    Les avantages de l’externalisation de la formation ne sont plus à démontrer. Elle permet entre autres aux entreprises de se recentrer sur leur cœur de métier, de profiter d’un accompagnement adapté à leurs besoins, et de se concentrer entièrement sur les missions qui ont une plus forte valeur ajoutée.  

    La question qui se pose est alors de savoir quelles modalités de gestion de formation les prestataires spécialisés proposent et laquelle choisir. En effet, différents formats d’intervention pourront se présenter à vous. Des exemples seront donnés ci-dessous. Découvrir aussi 5 bonnes raisons de miser sur l’externalisation de la formation

    Offre à tiroirs

    Les propositions à tiroirs vous permettent de choisir les composantes des prestations selon vos besoins et vos souhaits. Concrètement, il vous revient de choisir tout le contenu de celles-ci parmi les offres de la société de formation 

    En effet, cette dernière présentera une offre minimale que vous pourrez étoffer en fonction des besoins de votre entreprise en y ajoutant certaines options au choix. Autrement dit, vous composez vous-même l’offre et les prestations dont vous souhaitez bénéficier.  

    Vous l’aurez compris, le budget à allouer à une offre à tiroirs n’est pas défini à l’avance. Celui-ci pourra croître selon les options choisies. A titre d’exemple, vous pouvez déléguer la planification des actions de formation au sein de votre entreprise à un prestataire.  

    Celui-ci, dans le cadre de son travail, peut vous proposer en option la prise en charge des diverses déclarations légales, la conception d’un catalogue de formations ou encore le développement d’outils pédagogiques. La décision vous revient alors de choisir quelles autres activités vous souhaitez inclure dans votre « pack ».  

    Ce type d’offre a le mérite d’être transparente et lisible. D’ailleurs, en optant pour une offre à tiroirs, vous serez assurés que le niveau de prestation réponde exactement à vos attentes. Enfin, ce type de proposition est l’idéal si vous souhaitez externaliser toute votre activité relative à la formation de vos collaborateurs. Elle a le mérite d’être entièrement personnalisable à souhait.  

    Offre au forfait ou au service

    En déléguant l’activité formation de votre entreprise, vous pouvez aussi opter pour une offre forfaitaire. Contrairement à l’offre à tiroirs, le prix de celle-ci est défini à l’avance. Dans les faits, l’offre au forfait se base sur une vente groupée de prestations et de services que le prestataire a pris soin de rassembler. Le prestataire sera donc rémunéré pour l’ensemble de toutes ses prestations indépendamment des ressources mises en œuvre pour les réaliser. 

    Généralement, le budget que vous aurez à allouer à une offre forfaitaire est inférieur à la somme des prix unitaires de chacune des prestations qui la compose.  

    Quelles activités une société peut-elle déléguer ?

    Actuellement, les entreprises ont la possibilité de déléguer une multitude d’activités relatives à la formation de leurs salariés à un prestataire de confiance. Les services en question peuvent d’ailleurs se faire soit à distance soit en présentiel.  

    Néanmoins, s’il s’agit d’une prestation de formation, nous vous conseillons d’opter pour un organisme de formation disposant d’un numéro d’enregistrement attribué par l’administration et répondant aux différents standards de qualité (Datadock et Qualiopi). Ceux-ci attestent du dépôt de déclaration d’activité prévue par le Code du travail et d’un niveau de qualité de service et de suivi. 

    Si vous envisagez d’externaliser une partie ou toute votre activité formation, sachez alors que la démarche d’outsourcing peut concerner : 

    • la délégation de l’organisation de la formation ; 
    • l’externalisation de la gestion de la formation ;  
    • l’accompagnement stratégique de l’entreprise dans l’élaboration du plan de la formation et le choix des organismes prestataires. 

    Ces trois volets peuvent se décliner en diverses activités dont ci-après quelques exemples.  

    La conception d’un catalogue de formations

    Ce service consiste en un accompagnement stratégique dans l’élaboration du plan de formation. Il se rapporte au choix des contenus et du moment opportun pour déployer le plan en question.  

    Le recueil des besoins des collaborateurs

    Pour cette prestation, votre partenaire prend en charge l’identification des besoins de tous vos collaborateurs. Cette démarche permettra ensuite d’identifier les formations adéquates et de mettre en place un calendrier de formations sur-mesure.  

    Le Choix des organismes prestataires

    Dans le cadre du déploiement de votre plan de formation, vous pouvez confier à votre prestataire la gestion des organismes de formation et formateurs à qui vous allez déléguer des l’animation de formations. En connaissant les besoins de votre entreprise, votre prestataire sera à même de choisir l’organisme compétent qui propose les formations adéquatesmais également de négocier des prix et conditions de mise en œuvre particulières. 

    Les déclarations légales

    Dans le domaine de la formation professionnelle, la législation change régulièrement et il est primordial de se tenir en veille permanente. Dans un souci de conformité au cadre légal, vous pouvez confier tout ce qui concerne les déclarations légales à votre prestataire. Réputé être expert en la matière, les connaissances du cadre légal et sa mise en application seront assurés par votre prestataire.  

    L’optimisation financière

    Vous pouvez également envisager de confier des missions d’optimisations financières à votre prestataire de formation. C’est-à-dire qu’il aura en charge de trouver des financements et des subventions auprès de différents financeurs publiques afin d’éviter un recours systématique à votre budget formation. Les financeurs peuvent être l’OPCO, Pôle Emploi, et les Régions, entre autres. Cela vous permettra de réaliser des économies certaines. 

    Développement de parcours métiers

    Votre service externalisé de formation peut également vous permettre de monter des parcours de formations métiers, et de créer de la compétence sur des métiers pénuriques. La prestation de service consiste alors pour le prestataire à gérer le pilotage des projets de formations longues et trouver des financements avantageux pour votre entreprise. 

    Pour conclure, sachez que le choix entre une gestion externalisée totale ou partielle de votre activité formation à un prestataire repose entièrement sur les objectifs fixés par votre entreprise. Vous pourrez donner une délégation partielle à votre prestataire afin de garder en interne la gestion de certaines tâches ou données sensibles.  

    Vous pourrez aussi choisir de vous appuyer en délégation totale sur votre prestataire pour vous décharger de la partie administrative, mais aussi bénéficier de leur expertise sur l’optimisation financière et les parcours métiers, entre autres. 

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