L’externalisation de la formation ou outsourcing est désormais une pratique de plus en plus courante dans la stratégie RH et Business des entreprises. Cette évolution s’explique surtout par une législation en constante évolution et une charge administrative conséquente pour les PME et les grandes entreprises. Par ailleurs, elle permet aussi à ces dernières de se recentrer sur leurs activités stratégiques tout en bénéficiant de l’accompagnement d’experts pour l’optimisation financière, la gestion et la mise en œuvre opérationnelle de la formation professionnelle. Toutefois, lorsqu’une entreprise opte pour une solution d’externalisation, elle doit passer impérativement par quelques grandes étapes afin de réussir la délégation et obtenir de bons résultats.
Identification des activités à déléguer
La première étape incontournable lorsqu’une PME ou une grande entreprise veut se lancer dans l’externalisation de la formation est l’identification de toutes les activités qu’elle souhaite déléguer. A ce stade, l’équipe de l’entreprise doit travailler en interne et analyser ses activités et process afin de déterminer lesquelles sont les plus énergivores pour les équipes, et lesquelles sont les plus chronophages. Il est également important de mettre le doigt sur les problèmes récurrents au sein de l’entreprise et pour lesquels une aide extérieure permettrait de viser une meilleure efficacité.
Rappelons que le but de l’externalisation est de permettre à l’entreprise de réduire les coûts liés à la formation, de gagner en flexibilité et de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. A l’issue de cette analyse, les dirigeants de l’entreprise, avec en son cœur l’équipe RH, doivent être en mesure de déterminer les activités qu’ils souhaitent confier à des experts. Il peut s’agir par exemple de la planification des formations, de la gestion administrative des formations, de la relation avec les OPCO et autres financeurs, des opérations d’optimisation financière, etc…
Quel que soit le cas de figure et l’objet de la délégation, la condition sine qua non de la réussite de cette dernière est une maîtrise suffisante du sujet en interne. Effectivement, cela permettra à l’entreprise de challenger son prestataire et de ne pas dépendre de ce dernier.
Choix du prestataire pour l’externalisation de la formation
Une fois que vous avez identifié les activités à externaliser et évalué les besoins de la mission, il est temps de poursuivre avec la recherche d’un prestataire. Le choix de ce dernier est primordial dans la mesure où la réussite de tout le processus d’externalisation de la formation dépend de sa compétence.
Choisir un prestataire à qui confier l’externalisation de la formation doit alors se faire selon différents critères :
- son expertise (sachez qu’il est toujours avantageux de travailler avec un prestataire multitâches) ;
- l’expérience de son équipe dans la résolution des cas complexes ;
- l’ensemble de ses compétences et ses spécialités ;
- son utilisation des dernières avancées technologiques ;
- la procédure mise en place pour la protection de vos données ;
- l’intérêt qu’il porte à votre projet d’externalisation ;
- le niveau d’intervention humaine et de flexibilité.
- sa capacité à s’adapter à vos enjeux.
Afin de pouvoir dénicher le prestataire le plus apte à répondre à vos besoins et qui remplit tous ces critères, nous vous recommandons d’effectuer un benchmark sur la qualité de service. Il est également important de se renseigner sur la réputation des prestataires de formation qui vous intéressent. N’hésitez pas à vous référer aux témoignages clients ou à demander des informations complémentaires sur ce point aux prestataires placés en short-list.
Côté tarif, avant d’approcher tout prestataire d’externalisation, il est important d’établir un premier niveau de réflexion sur l’investissement que vous pouvez consacrer à cette prestation. Vous pourrez ensuite orienter vos recherches, et déterminer votre niveau de délégation en fonction de l’effort financier que vous pourrez consentir. Ce n’est qu’après que les négociations peuvent avoir lieu.
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Elaboration d’un cahier des charges et d’un cadre contractuel avec le prestataire choisi
La prochaine étape consiste à définir un cahier des charges qui servira de feuille de route aux deux parties. C’est à ce stade que vous devez aussi établir un cadre contractuel dans lequel figureront toutes les grandes lignes de la prestation, les engagements du prestataire et les résultats attendus.
Cette étape conditionne la mise en œuvre opérationnelle du projet. Elle doit commencer par l’analyse de votre entreprise par le prestataire. A l’issue de cela, il prend connaissance de l’organisation globale, opérationnelle, juridique et géographique de votre société. Le prestataire s’imprègne ainsi de l’organisation formelle de celle-ci et de sa culture, mais surtout de son mode de fonctionnement informel.
Le cahier des charges établi consécutivement à ce travail doit être complet et conforme aux attentes de votre entreprise. D’ailleurs, il servira de référence contractuelle. Vous devez y trouver tous les indicateurs clés de performance qui vous permettront de suivre la prestation.
Mise en œuvre progressive de la délégation
Après l’élaboration du cahier des charges, l’étape suivante est le déploiement du partenariat. En effet, vous devez savoir qu’une stratégie d’externalisation est un processus s’inscrivant dans la durée. Les contrats sont généralement pluriannuels et sont réétudiés chaque année selon l’évolution des besoins de l’entreprise et de son environnement.
La mise en œuvre du processus s’effectue par l’adoption d’une démarche progressive. Celle-ci a été définie à l’avance dans le cahier des charges en différentes étapes et selon des échéances bien déterminées. Elle peut ainsi commencer par une formation interne ou la sensibilisation des équipes internes en fonction des besoins de l’entreprise.
Mise en place des Copils, des réunions de suivi et surveillance des indicateurs d’externalisation de la formation
A côté de la rédaction d’un cahier des charges, la mise en place d’un comité de pilotage ou Copil est un critère essentiel à la réussite de l’externalisation des missions RH. En effet, le comité en question sera en charge du suivi de l’activité du prestataire. Concrètement, le Copil s’assure à la fois du bon déroulement des opérations en fonction des objectifs et du maintien d’une bonne dynamique chez les différents acteurs impliqués.
Généralement, toutes les directions métier concernées par l’externalisation de la formation composent le Copil. Ce comité est un acteur majeur des réunions de suivi organisées avec le prestataire dans la mesure où il peut valider ou non les étapes clés du projet et décider si certains points nécessitent une révision en cas de décalage des livrables.
Bien sûr, tout au long du processus d’externalisation de la formation, le Copil et le prestataire ont l’obligation de surveiller les indicateurs de performance cibles définis dans le cahier des charges. Ils doivent par exemple s’assurer qu’un certain pourcentage du plan de formation a bien été déployé à telle ou telle échéance. Rigueur et rythme soutenus sont, en conclusion, les maîtres mots de la réussite du projet d’outsourcing.