Les entreprises ont de plus en plus recours à des stratégies d’optimisation et de rationalisation des coûts. Pour y parvenir, elles mettent en places diverses stratégies dont celle de l’externalisation. Cette pratique est aujourd’hui considérée comme un facteur essentiel de compétitivité. En effet, elle offre aux entreprises la flexibilité dont elles ont besoin pour être plus réactives face aux nombreux défis économiques auxquels elles font face.
Cette stratégie permet non seulement de bénéficier de prestations optimisées, mais aussi d’optimiser le coût et de se défaire de la complexité juridique et des charges administratives liées à la formation en entreprise. En quoi consiste vraiment l’externalisation de la formation ? Quel est le cadre légal qui la régit ? Comment la pratique a-t-elle évolué au fil du temps ?
Outsourcing : définition
L’outsourcing se rapporte à la stratégie d’une entreprise qui opte pour la sous-traitance d’un des aspects de son activité. En d’autres termes, l’entreprise confie ceux-ci à d’autres entreprises spécialisées dans le domaine concerné.
L’entreprise confie donc une partie ou la totalité des tâches relatives à la gestion opérationnelle de ses formations professionnelles à un prestataire externe pour une durée pluriannuelle. Celui-ci est généralement une entreprise spécialisée dans la formation et est composé d’experts dans ce domaine.
Le choix de cette démarche se justifie souvent par la complexité juridique, logistique et administrative de la formation, ainsi que par les contraintes budgétaires rencontrées par l’entreprise. Certaines entreprises peuvent aussi opter pour l’externalisation de la formation par manque de temps. En effet, c’est un volet des ressources humaines très chronophage et changeant au fil des réglementations et lois successives. L’outsourcing permet aussi aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier en déléguant les aspects administratifs, mais également de réaliser des économies en captant des fonds spécifiques.
Par ailleurs, il convient de noter qu’il n’existe pas de modèle parfait, cette prestation peut se décliner en fonction des besoins de chaque entreprise.
Quel cadre légal pour l’externalisation de la formation et quid de l’aspect contractuel ?
La formation des employés au sein d’une entreprise est une manière d’investir dans les compétences de ceux-ci, mais aussi d’optimiser la compétitivité et l’efficience de l’entreprise. Cette pratique est encadrée par une législation qui change régulièrement au fil des lois et des gouvernements successifs. Elle est également sujette à un aspect contractuel particulier.
Loi sur l’externalisation de la formation
La loi régissant la formation professionnelle a d’abord fait l’objet d’une réforme en 2014 puis en 2018 à travers la Loi pour la Liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018. Cette loi assouplit la définition de ce qu’on entend par « formation ». Ainsi, elle y est définie comme un parcours pédagogique dédié à l’atteinte d’un objectif professionnel qui peut se dérouler à distance, ou en situation de travail.
C’est dans ce cadre qu’a été créée l’AFEST ou Action de Formation en Situation de Travail. La loi en question permet aux entreprises et à ses salariés de s’adapter aux évolutions des métiers tout en assurant une employabilité optimale. C’est dans ce cadre que les prestataires d’externalisation accompagnent leurs clients à travers une gestion administrative répondant aux obligations légales, et ce dans une dynamique de recherche d’optimisations financières de la formation.
L’aspect contractuel de la pratique
En ce qui concerne l’aspect contractuel, il s’agit d’un élément à ne pas négliger. Retenez qu’actuellement, les contrats d’externalisation de la formation se font majoritairement sur un format pluriannuel et comportent toujours une contrepartie financière définie entre les parties.
A cet effet, les deux parties doivent s’entendre afin d’assurer la continuité du service, et assurer la meilleure transition possible pour les parties prenantes. Concrètement, la reprise en interne ou par un autre prestataire de la gestion de la formation est toujours réalisable à condition d’être bien encadrée. A ce titre, le contrat conclu entre les deux parties doit prévoir une clause de réversibilité. Celle-ci encadrera toutes les conditions de transfert tel le délai, les données, le format de la prestation ou encore son coût.
Enfin, outre la clause de réversibilité, votre contrat doit aussi comporter tous les éléments chiffrés relatifs à la prestation.
Evolution et développement de la pratique au fil du temps
L’externalisation de la formation existe dans tout type d’entreprise.
Il s’agit même d’une pratique qui se développe de manière tendancielle depuis plus de dix ans. En fait, la considération de l’outsourcing formation comme une fonction stratégique s’est affirmée au fil du temps auprès des décideurs au sein des entreprises.
En 2009, seuls 19 % de ceux-ci ont considéré cette fonction stratégique de l’externalisation de la formation. Mais au fil du temps, et dans un environnement économique en mutation, l’outsourcing est devenu une partie intégrante de la stratégie globale de développement des compétences au sein des entreprises. C’est ainsi qu’en 2013, 24 % des entreprises ont eu recours à cette pratique. Depuis, la tendance n’a cessé de se développer.
D’ailleurs, avec l’évolution de la formation digitale, les entreprises ont de plus en plus recours à l’externalisation.
Pour quel type d’entreprise ?
Chaque entreprise souhaitant renforcer les compétences de ses salariés et gagner en compétitivité peut opter pour l’outsourcing formation. Toutefois, le recours à l’externalisation de la gestion de la formation est surtout une solution adaptée aux entreprises ayant un certain volume de formations à gérer et le besoin de s’appuyer sur une aide extérieure. Le développement de l’entreprise est un moment opportun pour recourir à l’externalisation de la formation afin de structurer vos outils et vos process et accompagner votre dynamique de croissance.
L’externalisation de la formation, un contexte en mutation
Au-delà des reformes législatives, c’est surtout tout le contexte de la formation professionnelle qui est en mutation constante. En fait, les métiers et les compétences évoluent continuellement. Il est même question d’ « obsolescence programmée des compétences ». Les entreprises, mais surtout leurs collaborateurs et les formateurs, se doivent alors d’être réactifs dans le domaine de la formation.
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Cela implique d’être à l’affût des nouvelles tendances et des meilleures pratiques, mais aussi la maîtrise du métier et de la législation régissant le domaine. Pour ce faire, les organisations peuvent s’appuyer sur l’évolution de la technologie qui facilite considérablement la formation, surtout à distance.
La délocalisation des activités est également une pratique de plus en plus prisée par les entreprises. Du côté du domaine des RH, les mouvements d’externalisation concernent surtout la gestion de la paie, du recrutement, et de la formation.