L’externalisation de la formation fait partie des stratégies mises en œuvre par de plus en plus d’entreprises, petites ou grandes, pour optimiser leurs coûts et se développer sur le long terme. Elément incontournable de la compétitivité, l’externalisation (ou outsourcing) est une pratique qui permet aux différents acteurs économiques de rester concurrentiels, et pas seulement pour une question de diminution des charges : flexibilité, réactivité, gain de temps, expertise du prestataire externe, les avantages à déléguer la gestion administrative de la formation à un tiers sont pluriels. Quels sont les principes d’une telle pratique, et dans quel cadre légal peut-elle être mise en place ?
L’externalisation de la formation, définition et principes
Externalisation de la formation, outsourcing, délégation de la gestion administrative de la formation…Il est parfois hasardeux de s’y retrouver au milieu de tous ces termes techniques, surtout lorsque l’on n’est pas nécessairement un expert du domaine. Ces expressions désignent toutes la même chose, et impliquent l’intervention d’une entité extérieure.
Dès lors qu’une entreprise, quelle que soit sa taille, émet le souhait de sous-traiter tout ou partie de ses activités formation, on parle de stratégie d’externalisation. La société va donc délibérément faire le choix de confier la gestion de sa formation à une autre organisation dont c’est le cœur d’activité.
La gestion opérationnelle des formations professionnelles est donc déléguée à une entreprise externe pour une durée variable (l’engagement s’étend généralement sur un contrat de plusieurs années, qui peut être renouvelé à son terme si les deux parties sont d’accord pour continuer la collaboration). Confier ses activités formation à un prestataire externe nécessite bien évidemment d’instaurer un rapport de confiance avec ce dernier, ce qui suppose d’effectuer une étude de marché en amont de votre choix afin de déterminer quels sont les acteurs susceptibles de répondre le mieux à vos besoins du moment : expertise, réseau, réputation, méthodologie et outils utilisés, autant de paramètres à prendre en compte avant d’arrêter votre choix !
Pourquoi opter pour l’externalisation de la formation ?
Au-delà de l’aspect purement financier des choses, de plus en plus de sociétés choisissent de recourir à l’externalisation de la formation en raison des contraintes juridiques et administratives soulevées par la formation des collaborateurs.
En effet, face à la complexité juridique, logistique et administrative des activités formation d’une organisation, sans même parler des contraintes budgétaires qu’elles imposent, un nombre croissant d’entreprises préfèrent faire appel à un expert qui saura exactement quoi faire : adopter les bons process et réduire le risque d’erreur nécessite une certaine expertise qui ne se trouve peut-être pas dans votre société à l’instant T, et il est préférable de solliciter les services d’une structure qui s’y connaît pour de pas prendre les mauvaises décisions…Et gagner du temps !
C’est un autre avantage indéniable apporté par la délégation de la gestion administrative de la formation : le temps que vous allez pouvoir gagner et déployer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. La formation des salariés est essentielle au bon fonctionnement d’une société car elle permet de fidéliser vos collaborateurs, de développer leurs compétences et d’accroître votre attractivité employeur. C’est donc une donnée sur laquelle vous ne pouvez pas rogner et que vous devez considérer à sa juste valeur. Cela étant, c’est aussi une activité relativement chronophage qui, par le temps qu’elle exige, vous laisse peu de latitude pour mener d’autres projets et y consacrer le temps que vous souhaiteriez.
En externalisant (partiellement ou totalement) votre formation, vous déléguez les aspects administratifs à un prestataire qui a l’habitude de ces problématiques, et vous vous octroyez davantage de temps pour votre cœur de métier. Attention, le modèle parfait n’existe pas car chaque entreprise est différente, aussi devrez-vous trouver le bon prestataire, ce qui ne se résume pas à une question de coût comme évoqué précédemment. Le bon interlocuteur, c’est aussi celui qui tient compte de votre singularité, de vos problématiques opérationnelles et de vos besoins actuels.
Quel cadre règlementaire et légal pour l’externalisation ?
La pratique qui consiste à externaliser ses activités formation auprès d’un prestataire externe est régie par un cadre légal qui n’est pas figé dans le temps, mais qui peut possiblement évoluer en fonction du gouvernement en place et du cap qui a été fixé.
L’externalisation de la formation repose en partie sur la loi du 5 septembre 2018 (Loi pour la Liberté de choisir son avenir professionnel) : en assouplissant la définition que l’on se fait habituellement du concept de la formation, la loi a contribué à développer la flexibilité et l’adaptabilité des sociétés qui souhaitent notamment trouver des solutions pour réduire leurs charges sur le long terme. La formation y est définie comme la réalisation d’un parcours pédagogique lié à la poursuite d’un objectif professionnel.
Grâce au processus d’externalisation encadré par la loi, les gains financiers pour une organisation sont bien réels. Au-delà de l’optimisation financière, il est également possible de recourir à plusieurs dispositifs de financement (Région, Opérateurs de Compétences, Pôle Emploi) à condition de bien respecter les prérequis édictés par les organismes afférents. Les gains financiers sont aussi générés par l’utilisation d’un outil SIRH performant et par la bonne application des process.
Le volet contractuel inclut notamment une clause de réversibilité, les conditions de la délégation, la durée, le coût ou encore le format de la prestation. Tous ces éléments doivent être scrupuleusement définis dans le but d’assurer la meilleure transition possible entre le client (votre entreprise) et le professionnel en charge de la gestion administrative de vos activités formation.
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Vous l’aurez compris en lisant cet article, l’externalisation de vos activités formation est une démarche à ne pas prendre à la légère dans son déploiement, et il convient d’être attentif à la législation en vigueur. Pour autant, si vous respectez le cadre légal imposé, vous aurez la possibilité de faire de réelles économies de temps et d’argent, ce qui rejaillira sur la performance de vos équipes et la productivité de votre entreprise. Contactez-nous pour trouver LA solution à vos besoins !