L’externalisation de la formation n’est pas une démarche anodine, mais correctement effectuée, elle peut permettre à votre entreprise de faire des économies de temps et d’argent. Pour autant, une gestion administrative de la formation qui serait confiée à un organisme externe sans respecter les process de base peut se révéler tout à fait contre-productive, et ne pas vous apporter les avantages escomptés. Quelles erreurs, quels écueils se dressent sur le chemin de l’organisation désireuse de déléguer ses activités formation à un tiers ? Quels sont les pièges et autres raccourcis à éviter pour ne pas compromettre la performance et la productivité de vos équipes ? Faisons le point ensemble sur toutes ces choses que vous ne devez pas faire au moment de déléguer votre formation !
L’externalisation de la formation en bref
L’outsourcing, ou externalisation de la formation, est une pratique de plus en plus répandue dans le monde des affaires : elle consiste, pour une entreprise, à faire le choix de déléguer tout ou partie de la gestion de ses activités formation à un professionnel qui sera donc chargé d’appliquer les choix stratégiques de ladite société en la matière. Le tiers est choisi selon des critères tels que son expertise, le réseau de formateurs auquel il permet d’avoir accès, sa réputation, son image, son prix…
Les activités formation déléguées au prestataire externe comprennent logiquement le déploiement du plan de développement des compétences de la société (anciennement appelé plan de formation), un outil primordial pour piloter la montée en compétences des équipes selon un ordre de priorité défini en amont (ordre de priorité qui tient également compte des attentes et des besoins des collaborateurs de l’entreprise).
Cela étant, d’autres activités inhérentes à la formation peuvent être sous-traitées au professionnel que vous aurez choisi, et le plan de développement des compétences, s’il occupe une place non négligeable à ce niveau, n’est pas le seul élément à prendre en compte au moment de considérer un processus d’externalisation.
Les activités formation déléguées au prestataire choisi sont dès lors inscrites sur un cahier des charges selon un rétroplanning défini à l’avance (l’externalisation peut en effet être décidée sur une période de temps prorogeable ou non).
La tentation d’aller très (trop) vite
Le premier écueil à éviter en matière d’externalisation, au même titre que ce qui peut se faire lors de la mise en place d’une démarche RSE, est celui du temps : prenez le temps de faire les choses correctement, et ne mettez pas la charrue avant les bœufs !
La sous-traitance de la gestion administrative de la formation a ceci d’intéressant qu’elle vous permet de faire des économies de temps en recentrant vos équipes sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Néanmoins, ce gain de temps n’est plus un atout si vous n’appliquez pas correctement les fondamentaux de l’externalisation par souci de vouloir faire les choses trop rapidement. En voulant gagner du temps dans la mise en place d’une telle pratique, vous prenez le risque de sauter des étapes clés, de faire des erreurs et de devoir rectifier ce que vous avez mal effectué. Le temps que vous pensiez avoir gagné sera inévitablement perdu dans les ajustements et mesures correctives que vous prendrez après coup…
Pour éviter ce type de désagrément, vous n’aurez pas d’autre choix que de mettre en place votre politique d’outsourcing de façon rigoureuse, et d’y consacrer le temps qu’il faut. Rédigez votre cahier des charges en intégrant toutes les clauses, notamment la clause de réversibilité, dont vous aurez besoin, et n’hésitez pas à multiplier les échanges avec le prestataire pour vous assurer de la bonne conduite du projet. Ne cherchez pas à aller trop vite : vous gagnerez du temps plus tard grâce aux effets bénéfiques d’une externalisation réussie !
Externalisation de la formation et absence partielle ou totale de suivi
Une autre erreur à ne pas commettre lors d’un processus d’externalisation de la formation consiste à mettre de côté le suivi et le pilotage du projet au motif que le prestataire externe dispose de la compétence. Cette erreur résulte d’une idée reçue selon laquelle vous perdriez la main en externalisant vos activités formation, ce qui est faux puisque vous demeurez propriétaire de toutes les données même si vous externalisez. De manière triviale, le tiers est l’exécutant, et vous êtes le décisionnaire.
Si vous pensez (à tort) que vous avez perdu la main sur le projet au bénéfice du prestataire externe, vous risquez de négliger la position stratégique que tient votre stratégie formation, ce qui peut entraîner des conséquences dommageables sur la conduite de la délégation à proprement parler. De même, vous vous tirez une balle dans le pied en vous ôtant la possibilité d’analyser le partenariat, la bonne conduite des process, et de rectifier si nécessaire.
Quid d’un plan de développement des compétences dont le suivi ferait défaut ? C’est la montée en compétences de l’ensemble de vos équipes que vous risquez de compromettre en pensant que seul le professionnel est habilité à faire des choix et à décider une fois que le projet lui a été confié. Quelle que soit la teneur des clauses présentes dans le cahier des charges, vous restez propriétaire et décisionnaire pendant toute la durée de la politique d’externalisation, et à ce titre, c’est à vous de vérifier que les mesures appliquées par le tiers sont conformes à ce que vous voulez : si ce n’est pas le cas, c’est à vous de rectifier et d’ajuster en conséquence, et seul un suivi correctement effectué peut vous permettre de mener cette mission en bonne et due forme.
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Vous savez désormais ce qu’il faut faire, et surtout ce que vous ne devez pas faire en matière d’externalisation de la formation. Passée cette étape, il vous reste à trouver le prestataire de services à même de pouvoir vous accompagner dans votre démarche d’outsourcing : avez-vous pensé à Evaneo ? Notre cabinet RH à taille humaine a fait de la sous-traitance de la gestion administrative de la formation l’un de ses domaines d’expertise, et nos clients apprécient notre capacité à proposer une offre de services personnalisée. Testez-nous dans les prochains jours !