La gestion de la formation se rapporte à toutes les activités permettant la mise en œuvre de la formation au sein d’une entreprise. En général, cette démarche est à l’initiative des services ressources humaines. Elle inclut l’ingénierie pédagogique, l’organisation logistique et la gestion administrative. Cette gestion est un sujet stratégique pour une entreprise, surtout dans un contexte de pénurie de compétences. Elle assure la montée en compétences des collaborateurs et le maintien dans l’emploi de ces derniers. Par conséquent, ce levier ne doit pas être négligé ! Afin de vous aider à mettre en place une gestion efficace, voici les 5 erreurs les plus courantes auxquelles vous devez prendre garde.
Gestion de formation : penser que le prestataire le plus cher est le meilleur
La première erreur, à laquelle bon nombre de dirigeants et services RH peuvent être tentés de succomber, est de choisir un organisme de formation qui applique le tarif le plus élevé. Force est de constater que beaucoup associent le critère « coût financier » à la qualité en matière de gestion de formation.
En réalité, la qualité de la formation n’est pas déterminée par son coût. En tant que responsable de formation, vous devez vous pencher sur d’autres critères de choix comme :
- L’image et la notoriété de l’organisme : s’agit-il d’un centre de formation reconnu pour la qualité de ses prestations ? Retenez aussi que son ancienneté et son historique peuvent vous renseigner sur son sérieux.
- L’appartenance à un réseau : ce critère est à privilégier, car il démontre l’existence d’échanges de compétences constants dont les formateurs bénéficient.
- Les labels et les certifications : ils attestent le respect des normes nationales ou internationales par l’organisme, notamment en matière de référencement Qualiopi.
- Les compétences et les qualités pédagogiques des formateurs : ce critère est l’un des plus importants puisqu’il conditionne la réussite de votre gestion de formation. Ainsi, vous devez opter pour des formateurs ayant une expérience probante dans les thématiques que vous souhaitez développer au sein de votre entreprise.
Attention, un prestataire qui applique des tarifs très bas n’est pas non plus le meilleur. Il faut trouver le bon rapport qualité-prix en étudiant les éléments cités ci-dessus pour choisir la solution de formation adaptée à votre budget et à votre projet.
Nous vous conseillons vivement de privilégier un prestataire qui assure le suivi post-formation. Renseignez-vous à ce sujet avant de vous engager et demandez des précisions !
Réaliser des actions de formation sans traçabilité
Une des erreurs à éviter concerne la traçabilité. En effet, la traçabilité en entreprise est un élément essentiel, y compris en gestion de formation. Que ce soit côté formateur, manager ou coach, ou côté apprenant, les outils de traçabilité et de suivi de l’apprentissage sont incontournables. Il peut s’agir de tableaux de bord récapitulatifs, de rapports de stage, du taux d’assiduité individuel ou encore d’outils permettant de mesurer l’avancement de la formation.
Les outils des formateurs et des référents RH
Du côté des formateurs, les outils en question leur permettent un accès complet aux rapports d’apprentissage. De plus, ceux-ci peuvent être présentés sous forme de graphiques, facilitant l’appréciation de l’avancée de chaque apprenant. Du côté du département RH, de tels outils permettent de suivre et de contrôler le bon déroulement de la formation dans son ensemble.
La gestion de formation pour les apprenants
En ce qui concerne les apprenants, la traçabilité de la formation leur permet de connaître, activité par activité, les apprentissages réalisés et acquis. D’ailleurs, les outils déployés pour assurer cette traçabilité peuvent, dans une moindre mesure, jouer le rôle d’indicateur de performance.
Vous l’aurez compris, ne pas penser à la traçabilité de vos actions de formation revient à ne pas pouvoir accéder à des moyens permettant d’apprécier les résultats des actions en question.
Il convient de noter que cette notion de traçabilité inclut aussi la présentation de certains documents :
- La convention de formation ;
- Les facturations ;
- Le programme détaillé de la formation ;
- Les emplois du temps des bénéficiaires et des formateurs ;
- Les attestations de présence.
Ces documents sont nécessaires, car ils vous permettent, à vous et à l’organisme de formation, de justifier la réalisation d’une action et d’attester de la réalité des dépenses. En cas de réalisation d’une demande de remboursement auprès d’un OPCO, ces documents sont indispensables.
Gestion de formation : négliger la recherche de financements
Parmi les erreurs les plus fréquentes, vous pouvez passer à côté d’opportunités de financement. Or, une bonne gestion de formation en entreprise, c’est avant tout savoir bien gérer l’aspect financier. De nombreuses solutions s’offrent aux entreprises et leur permettent de réduire leurs dépenses en formation.
De plus, en profitant des financements de formations, vous êtes en capacité de proposer une formation d’une plus grande qualité à vos collaborateurs tout en maîtrisant votre budget. Il convient donc avant tout d’identifier les différentes sources de financements et de choisir celles que vous pouvez mobiliser.
Ci-après, voici quelques exemples de leviers à activer pour réaliser des économies sur votre gestion de formation :
- Les cotisations légales ;
- Les versements volontaires ;
- Le compte professionnel de formation ou CPF ;
- Le dispositif Pro-A ;
- Le plan de développement des compétences ;
- Le CPF de transition professionnelle.
Ne pas penser à la mutualisation des besoins en formation
Ne pas mutualiser les besoins en formation est une des erreurs les plus courantes. En effet, la mutualisation est un aspect largement négligé lorsqu’il est question de gérer la formation en entreprise. Or, cette démarche est indispensable, car elle vous permet de répondre à vos besoins en compétences de manière efficiente et d’optimiser votre budget formation.
Concrètement, ce dispositif consiste à réunir vos collaborateurs qui souhaitent se former aux mêmes compétences. Vous pouvez aussi mutualiser avec d’autres salariés d’une filiale ou d’une entreprise partenaire. De cette manière, vous pouvez partager les coûts de formation et alléger votre coût final, et ce n’est pas négligeable !
À savoir : c’est également une bonne chose pour l’organisme de formation qui optimise le taux de remplissage de ses formations et peut solliciter les formateurs pour une session complète.
Omettre l’anticipation dans son plan de gestion de formation
Gérer, c’est avant tout anticiper et prévoir. Cela vaut aussi pour la gestion de formation ! Pourtant, il arrive d’oublier ou de négliger cet aspect dans la conception et le déploiement de votre plan de formation. Et c’est une erreur à absolument éviter.
Il s’agit surtout, en amont, d’anticiper le plan de développement des compétences au sein d’une entreprise. Pour ce faire, vous devez mettre en place des systèmes de veille portant sur les tendances d’évolution des métiers et l’identification des besoins en compétences de vos salariés. Cela permet de maintenir leur employabilité et de s’assurer de réduire l’écart éventuel entre les compétences attendues et celles réellement maîtrisées.
À cet effet, toutes vos actions de formation, pour être cohérentes avec l’évolution des besoins du marché, ainsi qu’avec ceux de vos collaborateurs, doivent tenir compte de cette anticipation.
Confiez votre gestion de formation à un organisme officiel
Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Vous craignez de réaliser ces erreurs ? Vous souhaitez être épaulé par un partenaire de confiance, un véritable organisme de formation de référence ? Nous vous conseillons de faire appel aux services de notre société EVANEO. Nos conseillers sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre gestion de formation, quel que soit votre secteur d’activité.