La gestion administrative de la formation sous-traitée, c’est quoi ?

Gestion administrative formation sous-traitée c'est quoi

La formation des collaborateurs est un enjeu majeur pour les entreprises dans cette ère ultra concurrentielle où les salariés ont de moins en moins de scrupules à changer d’employeur si les conditions de travail ne leur conviennent plus. Parmi les critères qui vont faire pencher la balance se trouve notamment la question de la montée en compétences : permettez-vous à vos employés de s’épanouir professionnellement et d’acquérir de nouvelles compétences qui favoriseront l’évolution de leur carrière ? Si vous manquez de temps, vous pouvez toujours confier la gestion administrative de la formation à un prestataire !

De quoi parle-t-on lorsque l’on évoque la gestion administrative de la formation sous-traitée ?

La gestion administrative de la formation sous-traitée n’est rien d’autre que l’externalisation de la formation professionnelle : en d’autres termes, cela signifie que vous allez confier la gestion de vos activités formation à un prestataire externe. Ce dernier s’occupera notamment du déploiement de votre plan de développement des compétences, mais aussi d’autres missions inhérentes à la formation et à la stratégie globale de votre entreprise dans ce domaine.

Généralement, externaliser revient à attribuer ces tâches à un professionnel pour une durée définie, et le choix vous revient de déléguer tout ou partie de vos activités formation au cabinet avec lequel vous allez travailler. Pour ladite délégation, vous devez rédiger un cahier des charges précis et complet qui reprend toutes les conditions de la passation, sachant qu’il est toujours conseillé d’inclure dans vos clauses une possibilité de réintégrer la gestion de la formation dans votre giron si d’aventure vous souhaitiez mettre un terme à la collaboration avec votre partenaire.

L’externalisation de la formation est génératrice de nombreux bénéfices pour votre entité, et peut vous enlever une sacrée épine du pied si vous êtes, par exemple, une grosse structure qui doit gérer un certain nombre de collaborateurs, et donc un plan de développement des compétences conséquent. Pour autant, encore faut-il trouver le bon prestataire, et s’assurer que ce dernier réponde effectivement à vos besoins et à vos problématiques opérationnelles…

À quoi sert la sous-traitance de la gestion administrative de la formation ?

La gestion administrative de la formation déléguée à un tiers vous fait d’abord gagner du temps, une denrée rare dans le monde des affaires : plutôt que de passer de longues heures à peaufiner l’évolution des carrières de vos équipes, vous avez la possibilité, en confiant cette tâche à un prestataire externe, de vous dégager du temps que vous allez alors consacrer à d’autres missions. Lesquelles ? À vous de voir, mais il peut s’agir de travaux à plus forte valeur ajoutée, sachant que vous pouvez aussi décider de réfléchir à la stratégie de votre organisation sur le long terme, ou encore trouver de nouvelles opportunités d’investissement… Car l’externalisation vous permet aussi de faire des économies d’argent !

La formation coûte de l’argent, ce n’est un secret pour personne : embauche de personnel qualifié, gestion opérationnelle des équipes, achat de matériel… En déléguant cette activité à un professionnel, expert de son métier qui plus est, vous vous évitez tous ces postes de dépenses. Certes, la prestation dispensée par le tiers n’est pas gratuite et devra être intégrée à votre budget, mais vous serez gagnant sur le long terme.

De même, l’organisme avec lequel vous allez collaborer peut rechercher des financements pour vous :

  • Pôle Emploi ;
  • Collectivités locales ;
  • Opérateurs de compétences…

Et ainsi alléger vos dépenses en formation. Le recouvrement des remboursements OPCO est également plus rapide.

Externaliser, des avantages à la pelle que vous auriez tort de négliger

En externalisant, vous gagnez indéniablement en qualité de service : le prestataire que vous êtes sur le point de choisir est un expert de son secteur d’activité. Il a l’habitude de gérer les plans de formation de ses clients, et leur met à disposition un vaste réseau de formateurs compétents qui maîtrisent un domaine en permanente évolution. Vous êtes ainsi assuré d’avoir une qualité de service à la hauteur de vos attentes, et c’est un gage de sérénité et de confort à ne pas sous-estimer !

Dans les faits, les entreprises ne disposent pas toujours d’un portefeuille qualifié et ont parfois du mal à faire appel à des formateurs compétents qui sont à jour des nouvelles méthodes de pédagogie. Avec la délégation de la formation à un tiers, vous êtes au moins rassuré sur ce point, et vous pouvez aussi demander à votre partenaire de réaliser des reportings qui vous permettront d’assurer un suivi de l’activité.

En outre, d’un point de vue purement technique, l’apport d’un professionnel qualifié vous permet de bénéficier d’un outil SIRH performant. Peut-être en avez-vous déjà un, mais si ce n’est pas le cas, ou si ce dernier répond peu à vos besoins et se révèle quelque peu obsolète, comptez sur l’expérience du professionnel en la matière. Ce dernier peut vous proposer un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) personnalisé qui vous simplifiera la tâche et vous permettra d’optimiser votre gestion administrative de la formation.

Quelle tendance en France… Et en Europe ?

Sans surprise, externaliser tout ou partie de son activité formation est en vogue dans l’Hexagone, mais pas uniquement. En Europe aussi, la tendance se développe, et de plus en plus de sociétés ont recours à cette solution pour alléger leur budget et leur charge de travail. Pratique encore sous-utilisée au cours du siècle dernier, cette dernière a véritablement pris son essor dans les années 2000, et les organisations qui ont recours à cette démarche ont très bien saisi tout l’intérêt qu’elles pouvaient trouver à confier la gestion de leurs activités formation à un professionnel qualifié qui sait de quoi il parle. Alors, serez-vous le prochain sur la liste ?

En résumé

  • Dans le contexte concurrentiel actuel, la formation des collaborateurs demeure un enjeu vital pour les entreprises, influençant directement la satisfaction des salariés et leur fidélisation. La montée en compétences devient un critère déterminant dans la rétention des talents. Pour gagner du temps, de nombreuses entreprises optent pour la sous-traitance de la gestion administrative de la formation.
  • La gestion administrative de la formation sous-traitée consiste en l’externalisation de la gestion des activités formation à un organisme externe. Ce partenaire s’occupe du déploiement du plan de développement des compétences et d’autres missions liées à la formation, contribuant ainsi à la stratégie globale de l’entreprise dans ce domaine.
  • L’externalisation, matérialisée par un contrat clair et détaillé, présente des avantages significatifs pour les entreprises, surtout celles gérant un grand nombre de collaborateurs et un plan de développement des compétences conséquent. Cependant, le choix du bon prestataire reste crucial pour s’assurer qu’il réponde pleinement aux besoins et aux problématiques opérationnelles spécifiques de l’entreprise.
  • La sous-traitance de la gestion administrative de la formation offre plusieurs bénéfices économiques. Elle libère du temps précieux, permettant aux entreprises de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée ou de définir des stratégies à long terme. En outre, elle engendre des économies financières en évitant les coûts liés à l’embauche de personnel qualifié, à la gestion opérationnelle, et à l’achat de matériel.
  • En externalisant, les entreprises bénéficient également d’une qualité de service accrue. Les prestataires spécialisés possèdent une expertise sectorielle et mettent à disposition un réseau de formateurs compétents, assurant ainsi une gestion efficace des plans de formation. De plus, la délégation de la formation à un tiers permet d’obtenir des reportings détaillés pour un suivi optimal de l’activité.
  • Du point de vue technique, l’externalisation offre l’avantage d’accéder à un Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH) performant. Cette solution sur mesure simplifie la gestion administrative de la formation, offrant un outil efficace pour les entreprises.

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