Dans le monde de l’entreprise, confier la gestion administrative de la formation à un tiers peut sembler risqué, et des idées reçues persistent. Pourtant, externaliser offre de nombreux avantages à une entreprise. De plus en plus d’acteurs comprennent cela et n’hésitent pas à déléguer la gestion de leurs activités de formation à un professionnel du métier. Si vous avez (encore) besoin d’être convaincu des avantages de l’externalisation de la formation, cet article, axé sur la gestion, la formation, l’externalisation, et l’entreprise, est fait pour vous ! Découvrez comment décharger des tâches administratives, externaliser des compétences, et bénéficiez des services d’un prestataire externe spécialisé en formations.
Un rappel utile : externaliser, qu’est-ce que ça veut dire ?
L’externalisation de la formation professionnelle, c’est donner à un tiers son accord pour que ce dernier gère tout ou partie de l’activité formation pour le compte de ladite société. Le cahier des charges rédigé en amont permet de poser les bases de la future délégation, sachant que le client garde le leadership et le pouvoir de décision : le tiers n’est là que pour appliquer ce qui a été décidé par le client, et les différentes informations relatives au plan de formation sont de toute façon consultables à n’importe quel moment.
L’acte qui consiste à confier à un professionnel une partie (ou l’intégralité) de la gestion administrative de la formation peut concerner tout type d’entreprise, des TPE aux multinationales, en passant par les PME et les structures de taille moyenne. Bien évidemment, plus la société compte un nombre important de collaborateurs, plus elle peut profiter d’économies d’échelle, même si toutes les organisations, quelle que soit leur taille, ont intérêt à recourir à cette solution. Pourquoi ?
Gestion administrative de la formation sous-traitée, meilleure productivité
En choisissant d’externaliser la formation, vous gagnez indéniablement en performance et en productivité : le fait de déléguer une activité aussi conséquente et énergivore à un prestataire externe vous octroie d’emblée davantage de temps pour tout le reste. Délesté d’un tel poids, votre département RH se retrouve alors en mesure d’avancer plus vite et plus efficacement sur d’autres projets.
La performance de votre entreprise s’en trouve accrue, et c’est la productivité générale de l’entité qui s’améliore puisque ce gain de temps substantiel permet à tout un chacun d’être plus efficace dans ses missions quotidiennes.
Davantage de valeur ajoutée
Un gain de temps donc, mais pour quoi faire ? Si la productivité de votre société est accrue par une gestion administrative de la formation déléguée à un tiers, c’est parce que le temps que vous gagnez vous permet de vous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Dans le détail, vous avez alors la capacité de recentrer vos équipes sur des travaux plus qualitatifs et plus « cérébraux », autant de projets qui demandent eux aussi du temps, mais qui sont parfois freinés par des tâches rébarbatives pour lesquelles aucune automatisation n’a été mise en place. Plus de temps pour réfléchir à la stratégie à long terme de l’organisation et anticiper les futurs obstacles et autres situations de crise, que demander de plus ?
Quand gestion administrative de la formation sous-traitée rime avec économies
C’est un point capital auquel il est difficile de rester indifférent : externaliser, c’est faire de vraies économies d’argent, et donc se donner la possibilité d’investir. Les frais d’embauche et la gestion opérationnelle des équipes peuvent vous faire dépenser à la fois beaucoup d’argent et beaucoup de temps. Mobiliser autant de ressources matérielles, financières et humaines peut même se révéler proprement inefficace si le plan de formation n’a pas été suffisamment pensé…
En choisissant votre prestataire externe sur des critères financiers (mais pas uniquement), vous vous évitez toutes ces dépenses à la rentabilité incertaine.
De surcroît, vous bénéficiez de toute l’expertise du professionnel, qui va :
- Concevoir ou déployer un plan de formation calqué sur vos besoins ;
- Vous faire gagner de l’argent via l’optimisation financière ;
- Rechercher des financements pour vous.
C’est un gage de tranquillité : vous avancez avec un expert du sujet qui sera garant de la bonne marche de votre activité de formation.
L’apport des regards croisés d’experts
Autre avantage apporté par la délégation de la formation à un acteur externe : l’expertise dudit professionnel. Vous bénéficiez des regards croisés d’experts qui vous donnent également la possibilité d’avoir accès au (large) réseau de formateurs et d’organismes de formation du cabinet avec lequel vous allez travailler. Ces formateurs qualifiés sont au fait des nouvelles méthodes de pédagogie et vous feront (encore) gagner du temps si votre propre carnet d’adresses est peu fourni.
L’expertise du sous-traitant se retrouve aussi dans le panel de solutions qu’il est à même de vous proposer : outre la mise à disposition de formateurs expérimentés, il peut prendre en charge la relation avec les opérateurs de compétences (OPCO), mettre en place des outils de reporting et actualiser le plan de formation pour le rendre plus conforme à vos besoins et vos attentes. Si vous ne disposez pas d’une telle expertise en interne, vous gagnerez à faire appel à un professionnel !
La question du SIRH
Enfin, comment terminer cet article sans évoquer le SIRH, cet outil qui vous permet de gérer tout ou partie de vos activités RH (dont la formation) au sein d’un même logiciel, et par la même occasion d’augmenter votre productivité ? Le SIRH, ou Système d’Information de gestion des Ressources Humaines, centralise toutes les données RH de votre entité et vous permet de gagner du temps tout en rendant vos salariés autonomes sur leur parcours de formation et leur montée en compétences.
Grâce à la sous-traitance de la gestion administrative de la formation, votre prestataire peut tout à fait vous proposer un logiciel de gestion de formation performant qui répond à vos besoins du moment, voire contribuer à l’amélioration de votre outil existant si vous disposez déjà d’un système d’information propre à la formation.
En résumé :
En résumé, externaliser la gestion administrative de la formation à un prestataire externe est une démarche stratégique pour l’entreprise. Cette délégation offre de nombreux avantages, tels que la libération de temps pour se consacrer à des projets à forte valeur ajoutée. La délégation n’implique pas la perte de compétences, au contraire, elle permet de se concentrer sur des tâches stratégiques tout en maintenant une transparence totale avec des rapports réguliers.
C’est une décision perspicace offrant :
- Gain de temps ;
- Optimisation financière ;
- Amélioration globale de la qualité de service.
La gestion externalisée de la formation améliore la productivité, libère des tâches administratives, optimise les ressources et apporte une expertise externe. La question du SIRH, système facilitant la gestion des ressources humaines, est également abordée, soulignant son rôle dans l’efficacité opérationnelle.
Recourez à un partenaire comme Evaneo pour déléguer votre gestion administrative de la formation
Si vous avez fait le choix d’externaliser tout ou partie des activités de formation auprès d’un tiers, il est désormais temps de sonder le marché pour trouver le professionnel à qui vous allez faire confiance : chez Evaneo, nous comptons sur l’expertise de nos consultants pour mettre en œuvre votre plan de formation selon vos critères. Nous plaçons la satisfaction de vos besoins au cœur de nos priorités, et nos solutions sont avant tout personnalisées.