L’externalisation de la formation professionnelle et de la gestion de la formation est une démarche effectuée par un nombre croissant d’entreprises pour les nombreux avantages qu’elle procure (notamment en matière de gain de temps), mais il n’en demeure pas moins que certaines idées reçues persistent et rendent cette délégation quelque peu difficile pour certaines entreprises. Quelles sont ces idées reçues sur la gestion administrative de la formation confiée à un tiers, et en quoi sont-elles erronées ? On fait le point sur trois d’entre elles dans le présent article, et nous vous expliquons pourquoi le fait de déléguer tout ou partie de votre activité à un prestataire de formation professionnelle externe peut se révéler avantageux pour votre structure !
L’externalisation de la formation, qu’est-ce que c’est ?
Lorsqu’une organisation décide d’externaliser tout ou partie de son activité formation, cela signifie qu’elle décide de confier la totalité ou une partie de ses activités de formation à un partenaire externe qui sera alors chargé de l’accompagner dans le déploiement de son plan de développement des compétences, mais également sur d’autres missions qui relèvent de la formation et en lien avec la stratégie de l’entreprise.
Pour des questions de compétitivité, de baisse des coûts et de gain de temps, les sociétés de petite, moyenne et grande taille ont de plus en plus tendance à recourir à ce type de solution que l’on peut rapprocher de l’outsourcing ou de la sous-traitance, dans la mesure où l’organisme externe est un expert de son domaine.
Une partie, voire l’intégralité des missions relatives à la gestion administrative de la formation sont donc déportées auprès du partenaire sélectionné sur une temporalité définie et selon un cahier des charges validé à l’avance. Cette solution permet de répondre aux besoins de la société par le biais d’une offre de services personnalisable.
Une telle démarche permet donc d’échapper à la contrainte juridique, logistique et administrative de la formation… Au moins pour un temps ! Et les idées reçues dans tout ça ?
Si j’externalise la gestion administrative de la formation, je perds la compétence : faux
Le premier préjugé qui circule au sujet de la formation et de l’externalisation de sa gestion administrative est le suivant : en déléguant, je risque de perdre la compétence. Cette affirmation est fausse, car le fait de confier la gestion administrative de la formation à un professionnel permet au contraire de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et de développer des projets RH stratégiques. La compétence reste au sein de l’entreprise et n’est en rien perdue, puisque vous vous dégagez du temps pour penser aux projets de demain qui vous permettront de croître et de vous démarquer de vos concurrents. En outre, le partenariat est mené en toute transparence, et il n’en résulte aucune perte d’information pour le client. Ce dernier peut notamment suivre l’activité de formation par le biais de rapports et de comités de pilotage réguliers. Aucune rétention d’information qui pourrait ralentir les choses ou générer des tensions, aucune désinformation non plus : vous savez tout, et vous êtes au courant de l’avancée de chaque projet
Si j’externalise la gestion administrative de la formation, c’est un aveu de faiblesse : faux
La deuxième idée préconçue réside dans la supposée faiblesse que constituerait la délégation de la formation à un tiers : en externalisant, je montrerais ma propre incapacité à m’occuper moi-même de mon plan de formation. Rien de plus faux !
En effet, les entreprises qui externalisent ont compris l’avantage concurrentiel que cela pouvait représenter pour elles : un gain de temps couplé à un réel gain de productivité, sans oublier que vous bénéficiez de l’apport et de l’expertise de professionnels à votre service. Les atouts d’un tel procédé ne s’arrêtent pas là puisque vous pouvez également recourir à l’optimisation financière, ce qui n’est pas négligeable dans une optique de maîtrise de vos coûts, sans parler de la meilleure qualité de service que vous offrez à l’ensemble de vos collaborateurs avec par exemple l’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation (SIRH ou Système d’Information et de gestion des Ressources Humaines) qui facilitera leur montée en compétences et leur autonomie sur le sujet.
Externaliser, c’est tout sauf un aveu de faiblesse : c’est justement faire montre de perspicacité et d’anticipation en ayant conscience des enjeux et des bénéfices apportés par une telle démarche. Et encore une fois, vous gagnez du temps dans le monde tant chronophage des affaires !
Si je confie ma formation à un prestataire externe, je n’ai plus la main sur mes données : faux
Le troisième et dernier lieu commun en ce qui concerne la gestion administrative de la formation attribuée à un tiers n’est autre que la perte de contrôle et de maîtrise : en choisissant d’externaliser au lieu de le faire moi-même, je n’aurais plus la main sur mes données… Encore une fois, ce n’est pas la vérité !
En effet, toutes les données afférentes à l’activité formation d’une société sont et restent sa propriété. Ces dernières sont centralisées et sécurisées par le prestataire de formation, et le client a la possibilité d’y accéder à n’importe quel moment pour vérifier une information, suivre les étapes d’un plan de développement des compétences ou encore revenir sur une clause du cahier des charges (à condition que cela soit possible juridiquement).
Le client reste le seul pilote de l’équipage, et le prestataire ne fait que déployer la politique de formation de l’entreprise en fonction des directives qui lui ont été données. Vous gardez donc la main sur vos données, et vous restez à la fois le décisionnaire et le propriétaire sur ce type de projet.
En résumé :
L’externalisation de la gestion administrative de la formation représente une opportunité stratégique pour les entreprises de toutes tailles. En confiant la gestion à un prestataire externe spécialisé, vous libérez du temps précieux et optimisez votre activité.
Dans le monde des affaires, la compétence demeure au cœur des préoccupations. Externaliser la gestion administrative de la formation n’est en aucun cas synonyme de perte de compétence. Au contraire, cela permet à l’entreprise de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, tout en maintenant une transparence totale avec des rapports réguliers permettant aux clients de suivre l’évolution de chaque projet.
Contrairement à une idée préconçue répandue, l’externalisation n’est pas un aveu de faiblesse. Au contraire, c’est une décision perspicace qui offre :
- Un gain de temps ;
- Une optimisation financière ;
- Une amélioration globale de la qualité de service pour les collaborateurs.
Cela témoigne de la capacité de l’entreprise à anticiper les enjeux et à prendre des mesures proactives.
Une crainte souvent exprimée est la perte de contrôle sur les données en externalisant la gestion administrative de la formation. Cependant, la réalité est tout autre. Les données restent la propriété de l’entreprise, centralisées et sécurisées par le prestataire externe. Le client conserve ainsi le contrôle total sur ses informations, devenant le décisionnaire et le propriétaire incontesté du projet.
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