Vous êtes sur le point de confier la gestion administrative de la formation à un prestataire externe ? Bonne idée, mais avez-vous pensé aux démarches préalables à effectuer afin de faciliter l’opération en question ? Si le fait d’externaliser la formation apporte de nombreux avantages à l’entreprise qui choisit d’y recourir, il est toutefois nécessaire de bien préparer les choses en amont dans le but d’optimiser ce passage de témoin. Logiciel de gestion de la formation, tâches à attribuer au professionnel avec lequel vous allez collaborer, implication des différentes parties prenantes de la société, voici un petit aperçu des quelques thématiques qu’il faudra aborder avant la délégation si vous souhaitez que cette dernière se passe dans les meilleures conditions, et pour le bien de votre organisation.
Quel avenir pour votre SIRH ?
Le SIRH, ou Système d’Information de gestion des Ressources Humaines, est un outil informatique qui contribue à simplifier la gestion RH d’une organisation : il s’agit d’un ensemble de logiciels qui regroupe certaines activités RH d’une entreprise, dont le volet formation. La gestion de la paie, le recrutement ou encore l’évolution des carrières des collaborateurs peuvent par exemple être incorporés dans le SIRH avec pour conséquences directes une simplification des process, une centralisation et une sécurisation des données ainsi qu’une réduction du risque d’erreur.
En misant sur l’externalisation de la formation, vous serez amené à vous poser la question suivante : allez-vous garder votre SIRH ou passer sur celui du professionnel à qui vous déléguez une partie de votre activité formation ? C’est à vous de voir, sachant que le logiciel du prestataire, qui se pose en expert de son domaine d’activité, sera peut-être plus à même de répondre à vos besoins. Attention à choisir une solution personnalisée en adéquation avec vos problématiques opérationnelles : il ne sert à rien de passer sur un outil qui vous complique la tâche et avec lequel vous n’êtes pas à l’aise !
Que souhaitez-vous déléguer dans la gestion administrative de la formation ?
Autre point à considérer, la délégation en elle-même : vous pouvez externaliser tout ou partie de votre activité formation. Certains clients ne délèguent qu’une partie de leurs activités, quand d’autres font le choix de tout confier au prestataire externe (sachant que vous gardez toujours la main sur vos données, et ce même si vous optez pour une externalisation totale).
Que souhaitez-vous déléguer dans la gestion administrative de la formation ? Vous pouvez vous limiter à la simple gestion opérationnelle du dossier formation, ou au contraire déporter votre charge sur un certain nombre d’activités, de l’inscription du collaborateur au règlement de la facture, en passant par la demande de remboursement auprès de l’OPCO (opérateur de compétences).
Continuerez-vous à vous occuper des recherches de financement auprès de la Région ou de Pôle Emploi, ou choisissez-vous d’attribuer ces missions à votre prestataire externe ? Encore une fois, vous êtes le seul décisionnaire, et vous gardez de toute façon le contrôle de l’ensemble des données que vous divulguez au professionnel choisi. Ce dernier a l’habitude de gérer le plan de formation de ses clients, et peut très bien prendre en charge une grosse partie de votre activité formation : le choix s’avère stratégique, car plus vous déléguez, plus vous vous dégagez du temps pour de nouveaux projets et de nouvelles possibilités d’investissement…
Impliquer les parties prenantes et choisir un chef de projet en interne
Bien préparer le terrain en vue d’une délégation de la gestion administrative de la formation, c’est aussi travailler pour impliquer toutes les parties prenantes de l’entreprise : tout le monde doit croire au projet, et c’est avec l’adhésion des différents acteurs que celui-ci aura de meilleures chances de réussite, et pourra donc se révéler bénéfique pour votre société ainsi que tous les membres qui la composent.
Il ne s’agit pas uniquement d’obtenir l’assentiment du département RH : l’externalisation de la formation concerne tous les collaborateurs, par conséquent tous les acteurs de l’entreprise seront concernés par ce changement, et la communication et l’accompagnement des différentes parties prenantes seront la clé de la réussite de votre projet d’externaliser vos activités formation à un professionnel du domaine.
De plus, il est essentiel de nommer un chef de projet en interne qui travaillera spécifiquement sur cette délégation. Le chef de projet est aussi l’interlocuteur dédié du futur prestataire, celui qui fait le lien entre les deux entités (le client et le professionnel) et s’assure que l’externalisation se déroule selon le cahier des charges qui a été validé en amont.
Sous-traiter la gestion administrative de la formation, c’est aussi parler des indicateurs de suivi
Le dernier élément à prévoir avant de déléguer la gestion administrative de la formation n’est pas le moins important : il s’agit de la place accordée aux indicateurs de suivi. En l’occurrence, quels indicateurs de suivi désirez-vous mettre en place pour suivre la prestation et vous assurer que cette dernière est bien en adéquation avec vos attentes du moment ?
Dans ce type de projet, il est primordial d’assurer un suivi régulier, et donc de mettre en place les indicateurs et les outils les plus pertinents pour optimiser l’externalisation et s’assurer que les choses évoluent conformément à ce qui a été édicté. Prenez le temps de trouver les indicateurs de suivi qui vous conviennent et vous garantissent le contrôle de la situation. Si un désagrément quelconque se profile, il vous sera alors plus simple de procéder à une rectification avec les bons outils de reporting, et vous mettrez d’ailleurs moins de temps à chercher l’erreur !
Une gestion administrative de la formation facilitée avec Evaneo à vos côtés
Vous avez validé les différentes étapes préalables à l’attribution de vos activités formation à un tiers, mais vous n’avez pas encore choisi votre prestataire externe ? Sachez qu’Evaneo accompagne les entreprises dans cette démarche depuis maintenant un certain nombre d’années : notre approche est avant tout individualisée, et nous partons du principe qu’une offre de services personnalisée est la meilleure solution pour satisfaire vos besoins spécifiques. Contactez-nous en remplissant le formulaire dédié, l’un de nos consultants vous rappellera pour faire le point sur vos attentes et vous proposer une solution individualisée.