L’externalisation de la formation est un atout indéniable pour une société : c’est l’opportunité pour toute entreprise d’atténuer les pertes de temps liées aux démarches administratives qu’implique la gestion de ses activités formation, et c’est également un gain en expertise…A condition de choisir le bon prestataire externe qui saura vous faire bénéficier de sa compétence et de son expérience ! La tentation d’aller au plus offrant est souvent une réalité, mais le seul critère du prix ne suffit généralement pas à envisager une collaboration d’outsourcing sur le long terme. D’autres considérations entrent en ligne de compte, que nous allons préciser ici pour vous aider à faire votre choix en connaissance de cause et vous garantir une externalisation réussie !
Un bref rappel de ce qu’est l’externalisation de la formation
Recourir à l’externalisation de la formation, c’est sous-traiter la gestion administrative de ses activités formation à un tiers. Les entreprises choisissent souvent cette solution pour gagner à la fois du temps et de l’argent, un temps consacré à d’autres missions (généralement plus stratégiques) tandis que le volet formation est délégué à un partenaire de confiance qui dispose de la compétence nécessaire pour gérer ce type de projet.
L’outsourcing, un autre nom de l’externalisation, engage la société et son prestataire sur plusieurs années via un contrat et un cahier des charges rédigés en amont : ce dernier comporte des clauses telles que la clause de réversibilité qui fixe le cadre d’une reprise en main par le client (l’entreprise) au terme du partenariat.
Comme expliqué en préambule, l’externalisation de la formation offre à l’entreprise la possibilité de se dégager du temps pour se focaliser sur des tâches considérées comme étant à plus forte valeur ajoutée, une façon de recentrer ses équipes sur les objectifs stratégiques de l’organisation, sans pour autant délaisser la formation qui sera confiée à un expert du domaine rompu à la gestion administrative de la formation.
Les éléments à considérer au moment de choisir son prestataire de formation
Toute société qui fait le choix d’externaliser tout ou partie de sa formation doit logiquement effectuer un benchmark en vue de déterminer le meilleur professionnel à même de répondre à ses besoins. Un partenaire qui tient compte des attentes de la société, de son environnement et de son contexte, mais pas seulement !
Si le prix et la grille tarifaire du futur partenaire d’outsourcing sont, sans surprise, des éléments à prendre en compte au moment d’arrêter votre choix, il serait risqué de ne pas étudier d’autres critères tout aussi importants pour un projet qui vous engage sur le long terme. En effet, le tiers qui affiche la tarification la plus attrayante, et donc la moins élevée, n’est pas automatiquement celui qui peut vous proposer la meilleure offre de services.
Bien choisir votre partenaire, c’est aussi vous poser la question de son expertise, de ses compétences et de son expérience sur le marché : un prestataire multitâches peut vous permettre de couvrir davantage de domaines, et l’expérience avérée d’une équipe de consultants peut servir à résoudre des situations complexes et délicates qui ne sont pas à la portée du premier venu. Les compétences, les spécialités et les qualifications du futur prestataire sont autant d’éléments à considérer avec sérieux, car la montée en compétences de vos salariés nécessite une gestion optimale. L’enjeu est de taille, puisqu’un salarié épanoui et bien formé est un salarié précieux pour une entité : attractivité employeur, performance globale, fidélisation des collaborateurs, les répercussions sur votre fonctionnement sont multiples.
L’externalisation de la formation : protection des données et outils numériques
L’expertise du tiers, son vécu, ses compétences ainsi que la tarification proposée sont des critères qui vont vous permettre de sélectionner un panel de prestataires susceptibles de répondre à vos attentes. Pour autant, d’autres aspects doivent être étudiés si vous souhaitez réduire la marge d’erreur et faire le bon choix du premier coup.
Quel est l’apport du professionnel en matière de technologie, et peut-il vous proposer un outil SIRH performant, voire améliorer celui que vous utilisez déjà ? Un outil SIRH efficace, c’est l’assurance de gagner du temps : un logiciel de gestion de la formation bien conçu vous simplifie les process via une automatisation des tâches, sans parler de la centralisation et de la sécurisation des données permise par ce type de logiciel. Considérez cet aspect au moment de choisir avec qui vous allez collaborer, et veillez à vous renseigner sur la procédure mise en place pour la protection de vos données.
Dans quelle mesure le sous-traitant peut-il s’adapter à vos enjeux ? Quelle est la typologie de ses clients ? Quels sont les avis qui circulent sur ce prestataire, et que disent celles et ceux qui ont eu l’occasion de travailler avec lui ? N’hésitez pas à faire le plein d’informations en consultant le site internet du professionnel et en contactant ses clients pour avoir un retour d’expérience objectif.
De même, il est capital que le tiers porte un réel intérêt à votre projet d’outsourcing : la dimension humaine est ici fondamentale, et des aptitudes comme la flexibilité, la réactivité et l’écoute ne doivent pas être sous-estimées si vous décidez de travailler avec le même partenaire pendant plusieurs années. Si la collaboration se passe bien et donne des résultats probants, vous pourrez la prolonger et ainsi éviter de devoir trouver un autre prestataire au terme du contrat.
Vous l’aurez compris, il existe de nombreux critères à analyser si vous vous lancez dans une démarche d’externalisation de la formation, mais le temps que vous prenez n’est pas perdu : avec le partenaire idoine, vous minimisez le risque d’inadéquation et d’erreur, et surtout, vous mettez vos employés dans les meilleures conditions pour développer leurs compétences et optimiser la gestion de leur carrière.
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